在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着数电票的快速扩张，2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面新的管理要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都凸显了企业在信息化建设方面的“短板”，专业的“电子会计档案管理平台”成为适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备工具。
纸电混合时代，企业的不同角色也各自面临着诸多困扰。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅耗材和存储空间的显性成本居高不下，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。同时，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件管理手段缺失等。即便企业在推行数字化过程中通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件的束缚，数据存储的线下载体无法保证档案的原生性，严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。
基于云的财务管理是解决这些难题的关键所在。合思档案凭借其卓越的解决方案，为企业提供了有效的应对之策。
合思档案解决方案概览
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保企业的财务档案应收尽收。
对于CEO和企业高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型决胜之战提供有力支持。
对于归档员和财务人员来说，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，即可实现档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，让财务人员无需与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能亮点
- 智能采集 多管齐下：合思档案的智能采集功能十分强大。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式进行处理，内部则通过EAI插件、API接口等途径进行采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，同时还支持手动采集和自主补录。例如，对于单张PDF大文件、多张回单或发票，它可以自动进行切割；还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。基于云的财务管理在智能采集环节得到了充分体现，确保了企业财务数据的全面、准确采集。
- 智能制档 高效精准：智能制档功能是合思档案的一大特色。规则引擎能够自动进行组装，将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配并组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能，关联任务的执行进度可视化。通过字段映射，能够让查阅更加便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，为基于云的财务管理提供了高效的数据处理能力。
- 双重检测 保障合规：合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件以及文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，为基于云的财务管理筑牢合规防线。
- 精细管理 灵活扩展：档案管理功能支持权限管理，可进行精准管控。企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，满足企业多样化的管理需求，进一步提升基于云的财务管理的精细化程度。
合思档案用户收益显著
- 降本增效 节约成本：使用合思档案能够实现显著的降本增效。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，如能节约70%的纸张成本和75%的整理成本。这使得企业能够更有效地“收紧钱袋子”，在基于云的财务管理模式下，实现成本的有效控制。
- 补齐短板 拉通链路：电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅，数据流通更加高效，为基于云的财务管理提供了完整的生态支持。
- 激活数据 实现价值：合思档案让数据“活起来”。通过多维检索、一站式预览等功能，用户能够更方便地获取和分析档案数据，真正实现从数据到决策的转变，挖掘档案数据的价值，为企业的发展提供有力的决策支持，体现了基于云的财务管理的核心价值。
- 资源重组 效益最大化：前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。档案管理实现电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，实现了企业资源的重组，使企业效益最大化，进一步巩固了基于云的财务管理的优势。
合思档案典型应用场景
- 单套制解决方案场景：在单套制解决方案场景中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涉及业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，而电轨运行则实现了线上一套电子数据的管理。财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，会计档案无需打印，应收尽收，为企业提供了高效、便捷的档案管理模式，是基于云的财务管理在实际场景中的典型应用。
- 档案扩展解决方案场景：该场景支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能进行财务档案全生命周期管理，满足企业多样化的档案管理需求，进一步拓展了基于云的财务管理的应用范围。
- 证据链完整性解决方案场景：通过可视化的规则引擎，合思档案提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，为基于云的财务管理提供了可靠的合规保障。
- 共享调阅解决方案场景：共享调阅解决方案场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整的业务链数据，提高了企业档案的利用效率，体现了基于云的财务管理的便捷性。
客户见证 实力彰显
合思档案的卓越性能在众多客户案例中得到了充分验证。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，共享单位数量增加18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记作为多地连锁门店、拥有70 +分公司、年数据量2.6亿的企业，合思档案上线后实现了全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。还有某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，数据指标表现良好。
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