在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已经成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键要素。合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和卓越的解决方案，在财务数智化服务领域崭露头角。今天，我们以合思的客户COMMUNE幻师为例，深入探讨合思电子会计档案管理系统如何帮助企业解决业务痛点，保障档案存储安全，体现合思在财务数智化服务领域的价值。
COMMUNE幻师是一家在全国36 + 座城市开展业务的知名餐饮企业，拥有4大核心品牌和100 + 家直营门店，员工人数达500 + 。企业的发展离不开高效的财务管理和档案管理，但随着业务的不断拓展，COMMUNE幻师在这两个方面面临着诸多挑战。
餐饮巨头的管理困境
- 业务现状
COMMUNE幻师的业务规模庞大，涉及9个信息化系统，年发票数高达26W + ，年单据量更是达到47W + 。然而，在如此庞大的业务数据背后，企业在财务管理和档案管理方面却陷入了困境，运营效率受到严重影响，成本控制也面临巨大压力。 - 痛点剖析
- 成本居高不下：档案耗材、打印以及存储成本每年高达53323元，这无疑是一笔沉重的负担。大量的纸质档案不仅需要耗费大量的纸张，还需要专门的存储空间进行存放，增加了企业的运营成本。
- 效率极为低下：门店报销周期长达2月，繁琐的报销流程让员工苦不堪言，也严重影响了企业的资金周转效率。同时，人工处理大量的档案和数据，不仅容易出错，而且效率低下。
- 合规管理困难：电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，无法满足国家相关法规和企业内部审计的要求。这不仅增加了企业的合规风险，也影响了企业的财务管理水平。
档案存储安全在这个过程中也面临着巨大的挑战。大量的纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，也容易出现丢失、损坏等情况，给企业带来不可挽回的损失。
合思妙手打造解决方案
面对COMMUNE幻师的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效保障了档案存储安全。
– 无纸化管理变革
合思为COMMUNE幻师上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。通过线上云盘共享文档，企业可以减少纸质文件的使用，实现档案的电子化存储。这不仅降低了档案耗材和打印成本，还提高了档案的存储安全性。电子档案可以进行多重备份，避免了纸质档案因自然灾害或人为因素而丢失的风险。
– 去人工化智能升级
引入智能机器人辅助处理日常事务，是合思解决方案的一大亮点。智能机器人可以自动识别和处理发票、单据等数据，减少了人工操作的工作量，提高了工作效率。同时，智能机器人的处理准确率高，可以有效避免人为错误，进一步保障了档案存储安全。通过智能机器人的应用，企业减少了50%的人力成本，提高了运营效率。
– 资产化精细管理
建立完善的资产管理机制，对档案数据进行深度分析和挖掘，是合思解决方案的核心。通过对档案数据的分析，企业可以了解自身的财务状况和运营情况，为决策提供有力支持。同时，深度分析档案数据还可以满足内审需求，确保资产的安全性和完整性，进一步保障了档案存储安全。
步步为营实施解决方案
合思为COMMUNE幻师制定了详细的解决方案实施计划，确保方案能够顺利落地，保障档案存储安全。
– 系统搭建整合数据
首先，合思为COMMUNE幻师搭建了电子会计档案管理系统，并将企业的各种信息化系统进行集成。通过系统集成，实现了数据的自动采集和整合，避免了人工录入数据的繁琐和错误。同时，系统还可以对采集到的数据进行实时监控和分析，及时发现问题并进行处理，保障了档案存储安全。
– 引入智能优化流程
其次，合思引入了智能机器人，对日常事务处理流程进行优化和自动化。智能机器人可以自动识别和处理发票、单据等数据，减少了人工操作的工作量，提高了工作效率。同时，智能机器人还可以对处理结果进行实时反馈和监控，确保处理结果的准确性和及时性，保障了档案存储安全。
– 建立机制深度挖掘
最后，合思帮助COMMUNE幻师建立了资产管理机制，对档案数据进行深度分析和挖掘。通过对档案数据的分析，企业可以了解自身的财务状况和运营情况，为决策提供有力支持。同时，深度分析档案数据还可以满足内审需求，确保资产的安全性和完整性，保障了档案存储安全。
显著成果彰显方案价值
经过一段时间的实施，合思的解决方案在COMMUNE幻师取得了显著的成果，有效保障了档案存储安全。
– 经济效益显著提升
纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达到5000万元。通过无纸化管理和智能机器人的应用，企业降低了运营成本，提高了经济效益。同时，电子档案的存储安全性也得到了极大的提升，避免了因纸质档案丢失或损坏而带来的经济损失。
– 管理效益大幅提高
报销效率提升了300%，工作效率和管理水平得到了显著提高。通过智能机器人的应用，企业减少了人工操作的工作量，提高了报销流程的自动化程度。同时，电子会计档案管理系统的上线，也提高了档案管理的效率和准确性，降低了运营风险，保障了档案存储安全。
– 社会效益积极凸显
积极响应国家环保政策，推动可持续发展。无纸化管理的实施，减少了纸张的使用，降低了对环境的影响。同时，电子档案的存储也更加环保和安全，符合国家可持续发展的要求。
客户认可铸就合作信心
COMMUNE幻师对合思的服务给予了高度评价和充分认可。其无纸化管理平台为餐饮行业带来了革命性的变化，不仅提升了企业的核心竞争力，也为消费者提供了更加便捷的服务体验。未来，COMMUNE幻师将继续致力于技术创新和服务升级，为广大客户提供更优质的产品和服务，同时也表达了对合思服务的认可和合作的信心。在这个过程中，档案存储安全得到了有效保障，为企业的稳定发展奠定了坚实的基础。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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