在数字化浪潮的席卷之下，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的广泛应用。这一系列举措如同嘹亮的号角，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，犹如一艘领航的巨轮，凭借其敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自 2014 年创立以来，始终秉持着为企事业单位提供优质财务数智化产品和服务的使命，通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，推出了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。今天，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司的数字化转型之旅，探寻合思档案如何助力企业实现档案管理的变革与升级。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗璀璨的明星，在红枣行业闪耀着夺目的光芒。它成立于 1992 年，于 2011 年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 多名员工、400 多家全国门店、18 家归档主体、2 万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是多达 3.6 万份。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，好想你在档案管理方面面临着诸多棘手的问题。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐且极易出错，档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这些问题不仅严重影响了工作效率，还增加了企业的管理成本，对企业的发展造成了一定的阻碍。在档案合规性检查方面，由于纸质档案管理的不规范，也给检查工作带来了极大的困难。
合思档案：破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全方位的解决方案。
-
打破数据壁垒，实现一键联查
合思档案打破了传统档案管理的数据壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的档案信息，大大提高了工作效率。在档案合规性检查中，这种一键联查的功能能够快速准确地获取所需信息，确保检查工作的高效进行。 -
自动组装，提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新举措不仅减少了审计过程中的人工干预，还提高了审计的准确性和效率。在进行档案合规性检查时，审计人员可以更加便捷地获取准确的档案数据，及时发现潜在的问题，确保企业档案管理的合规性。 -
实物高效管理，精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案管理的成本和风险。在档案合规性检查中，能够快速准确地找到所需的实物档案，为检查工作提供了有力的支持。
数字化转型成果显著
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，各项数据的大幅优化便是最好的证明。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得人工操作时间减少了 90%。原本繁琐的档案整理和核对工作，如今在系统的自动化处理下变得轻松高效。员工们从繁重的重复劳动中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，提高了整体工作效率。在档案合规性检查中，由于档案管理的规范化和自动化，检查所需的人工时间也大幅减少，提高了检查工作的效率。
总部接收档案的管理耗时减少了 80%。以往，总部需要花费大量的时间和精力来处理和管理各部门报送的档案，如今通过合思档案的集中管理和数据共享，总部能够快速准确地接收和处理档案信息，实现了档案管理的高效协同。在档案合规性检查中，总部可以更加便捷地对各部门的档案进行检查和监督，确保整个企业的档案管理符合相关规定。
借阅管理的管理耗时减少了 67%。员工在借阅档案时，无需再像以往那样在纸质档案中苦苦寻找，只需在系统中进行简单的操作，即可快速获取所需档案。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。在档案合规性检查中，借阅记录的电子化管理使得检查人员能够更加清晰地了解档案的借阅情况，确保档案的安全和合规使用。
此外，通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本 20 万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益。在档案合规性检查中，合规的档案管理有助于企业避免因违规而产生的罚款和损失，进一步降低了企业的成本。
合思档案：未来财务的理想之选
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等各个环节。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，让档案管理变得更加轻松高效。自动化归档告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。截至目前，已有 7000 多家付费企业、300 多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思电子会计档案管理平台以其卓越的优势和价值，成为众多企业的信赖之选。无论是在提高工作效率、降低成本，还是在确保档案合规性方面，合思档案都展现出了强大的实力。展望未来，电子凭证数字化转型的趋势将不可阻挡，更多的企业将加入到这场变革中来。
如果您也想让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现降本增效、合规经营的目标，不妨选择合思电子会计档案管理平台。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效。让我们携手合思，共同开启电子会计档案管理的新篇章！
