在数字化的浪潮中，电子凭证的变革正以惊人的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广；紧接着，12月1日民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题即将被彻底攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像是一把精准的钥匙，为企业在数字化转型的道路上打开了一扇高效、合规的大门，尤其在报销记录查询方面，为企业提供了极大的便利。
金牌橱柜：档案管理困境下的迷茫者
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业内树立了卓越的品牌形象。
然而，在档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多挑战。在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的拼图碎片，分散在不同的系统中。要想利用这些档案数据，就需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后上架，这一系列操作不仅繁琐，而且效率极低，报销记录查询更是难上加难。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了管理成本，还容易出现档案丢失或损坏的情况，影响报销记录查询的准确性和及时性。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。随着业务的不断拓展，档案数量急剧增加，档案室的空间变得越来越紧张，而且纸质档案的查找和借阅也非常不便，大大降低了报销记录查询的效率。
合思方案：精准破局档案管理难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的解决方案和先进的技术，为金牌橱柜量身定制了一套完善的档案管理方案，极大地提升了报销记录查询的便捷性。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛的限制，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像将分散在各地的宝藏集中到一个安全的宝库中，所有的数据都有了一个统一的“家”。这样一来，报销记录查询不再需要在多个系统中来回奔波，只需在合思档案平台上轻轻一点，就能快速定位到所需的档案信息。
– 业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。每一笔报销记录都有完整的业务证据支持，从业务发生的源头到最终的财务入账，形成了一个完整的闭环。在进行报销记录查询时，不仅可以查看报销的基本信息，还能追溯到相关的业务背景和审批流程，让每一笔报销都有据可查，一目了然。
– 数据共享，一站式查阅：高效开启信息之门
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅体验。用户可以根据自己的需求，快速定位到所需的档案信息，无需在海量的数据中盲目搜索。无论是查询某一笔报销记录，还是查看某个时间段内的报销情况，都能在短时间内得到准确的结果，大大提高了报销记录查询的效率。
– 银行回单无纸化：降本增效新利器
海量的银行回单是企业档案管理中的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还降低了人工处理的成本和错误率。在报销记录查询时，银行回单可以与其他档案信息关联显示，让用户更加清晰地了解报销的资金流向，为财务管理提供了有力的支持。
金牌橱柜：应用合思方案后的华丽转身
合思档案的应用，让金牌橱柜在档案管理方面实现了质的飞跃，报销记录查询也变得更加轻松便捷。
– 大幅缩短档案匹配耗时
通过合思档案的统一存储和智能匹配功能，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和精力进行的手工匹配工作，现在只需几秒钟就能完成。这不仅提高了工作效率，还让员工有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 显著降低档案查询耗时
合思档案的一站式查阅功能，让金牌橱柜的档案查询耗时减少了80%。员工在进行报销记录查询时，无需再像以前那样在纸质档案中翻找，只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息。这大大提高了员工的工作效率，也提升了员工的满意度。
– 预估节省总体成本
合思档案的应用，为金牌橱柜带来了显著的成本节约。通过实现银行回单无纸化和提高档案管理效率，预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅减轻了企业的财务负担，还为企业的发展提供了更多的资金支持。
– 确保档案合规性
合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了档案的合规性。在报销记录查询方面，每一笔报销都有完整的审批流程和业务证据支持，符合财务审计和监管要求。这让企业在面对各种审计和检查时更加从容自信。
合思档案：优势尽显，未来可期
合思电子会计档案管理平台凭借其全流程合规化、自动化、数字化的管理模式，实现了档案采集、制档、管理和利用的高效运作。它就像是一位智能的档案管家，为企业提供了全方位的档案管理服务，尤其是在报销记录查询方面，让企业告别了繁琐的手工操作，进入了数字化、智能化的新时代。
在未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品与服务。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将为更多企业提供优质的解决方案，助力企业在这场变革的浪潮中取得更大的成功。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现降本增效，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，开启财务数智化之旅，体验报销记录查询的便捷与高效。
