在科技浪潮汹涌澎湃的当下，企业数字化转型已成为时代的必然选择。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的创新实力和发展潜力。
然而，即使是这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发报销系统。但理想很丰满，现实却很骨感，整体流程依然复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。此时，合思的出现，为动力源带来了新的希望和解决方案。
痛点剖析：动力源财务数字化转型的困境
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多系统操作繁杂，报销合规检测艰难
在动力源的财务工作中，多系统操作成为了员工和财务人员的一大困扰。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，浪费了大量的时间和精力。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这不仅导致工作效率低下，还使得假票、错票、重票的情况难以避免，报销合规检测变得异常艰难。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂数据分散，信息滞后影响决策
动力源的各个系统之间相互独立，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。在这种情况下，企业的经营风险增加，发展也受到了一定的限制。 -
业务复杂报销多样，稽核工作繁琐不堪
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给财务工作带来了巨大的挑战，报销合规检测的难度也大大增加。 -
组织架构庞大，流程繁复难以统一
随着公司的发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国。不同地区、不同部门的管理程度不一致，导致业务流程难以统一。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种繁琐的流程不仅降低了工作效率，还增加了管理成本。
合思方案：为动力源量身定制的数字化解药
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系统集成：打破数据孤岛，实现信息互通
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。通过系统集成，报销合规检测也变得更加高效和准确，系统可以自动对报销数据进行校验和比对，大大降低了错误和违规的风险。 -
无需报销：提升员工体验，简化财务流程
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的报销体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了报销合规检测的准确性和效率，让财务工作更加轻松和高效。 -
强大连接：打破流转壁垒，加速业务处理
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转的壁垒，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。在实际应用中，大大加快了业务处理和数据统计的效率。同时，系统的自动化处理也使得报销合规检测更加及时和全面，有效避免了违规行为的发生。
实施步骤：步步为营，打造数字化财务体系
合思团队在为动力源提供解决方案的过程中，采取了有条不紊的实施步骤。首先，对动力源的现有系统和业务流程进行了全面深入的调研和分析。通过与动力源各部门的沟通和交流，明确了其需求和痛点，为后续的解决方案制定提供了坚实的基础。
基于调研结果，合思团队进行了系统集成的开发和配置工作。将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现了数据的同步和共享。在这个过程中，合思团队充分考虑了动力源的业务特点和需求，对系统进行了个性化的定制和优化，确保系统能够更好地适应动力源的实际情况。
接着，开展了无需报销功能的设置和优化工作。包括消费管控规则的制定、对账流程的优化、凭证生成的自动化等方面的配置。通过不断的测试和调整，确保无需报销功能能够稳定、高效地运行，为动力源的员工和财务人员带来更好的使用体验。
最后，对动力源的员工进行了系统的培训。让员工熟悉新系统的操作和使用方法，提高员工的操作技能和使用效率。通过培训，员工能够更好地利用新系统进行报销和财务管理，进一步提升了企业的财务数字化水平。
成果显著：合思方案助力动力源腾飞
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操作体验革新，效率成本双丰收
合思的解决方案为动力源带来了多系统集成、数据互通的全新操作体验。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，还为企业节省了大量的人力成本。同时，系统的自动化处理和报销合规检测功能，也大大降低了错误和违规的风险，提高了财务工作的质量和安全性。 -
员工体验提升，报销流程简化
对于员工来说，合思方案带来了极大的便利。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入，都变得更加快捷和方便。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。同时，系统的自动化报销合规检测功能，也让员工在报销过程中更加放心，不用担心因报销违规而带来的麻烦。 -
财务合规加强，工作价值提升
在财务方面，合思方案使得审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将大量的时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算管理等。同时，系统的报销合规检测功能也为财务工作提供了有力的支持，确保企业的财务活动符合法律法规和企业内部制度的要求。 -
管理全程管控，决策高效准确
对于企业管理者来说，合思方案实现了事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了企业的管理水平和决策能力。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源的成功经验充分证明了合思在财务数字化转型方面的强大实力和专业能力。
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