在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。我国电子凭证改革驶入快车道，但电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”仍待解决。
传统纸质档案管理存在诸多问题，不少企业深受其扰。例如好想你健康食品股份有限公司，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等痛点；高新兴科技集团也存在档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率，影响了企业的合规经营。
在这样的背景下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套切实可行的解决方案。
合思档案：财务数智化的全方位服务
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其深厚的技术实力和丰富的行业经验，为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，实现了电子凭证从产生到归档的全流程数字化管理。这不仅为企业提供了更加便捷、高效的财务管理方式，还帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
核心功能亮点：开启档案管理新体验
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。下面为您详细介绍其核心功能亮点。
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智能采集：多渠道获取档案数据
合思档案支持通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等进行智能采集。这种开放式接口互联的方式，让企业可以自主采集各类电子凭证，实现了大文件自动切割和数电票自动化解析，为企业提供了更加高效、准确的档案采集方式。 -
预归档服务：确保档案合规性
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的档案数据进行预处理，确保档案的合规性。通过四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，合思档案可以对档案数据进行全面的检查和处理，为后续的档案管理工作打下坚实的基础。 -
基础管理：精准管控档案信息
合思档案的基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等，实现了对档案信息的精准管控。通过精准权限管控和档案目录灵活扩展，企业可以根据不同的用户角色和需求，对档案信息进行严格的访问控制。同时，水印管理和档号符合国标要求，确保了档案信息的安全性和规范性。 -
档案服务：助力企业决策分析
合思档案的档案服务功能包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供了更加全面、深入的档案利用方式。通过多维检索和一站式预览，企业可以快速、准确地查找所需的档案信息；在线借阅和异构系统联查功能，让企业可以更加便捷地获取和使用档案信息；实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，帮助企业实现了对实物档案的有效管理和监控。
使用收益：降本增效看得见
使用合思档案，企业可以获得显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，让员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析和决策。
以 1 家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本=338,910 元。这些实实在在的节约，让企业在降低成本的同时，提高了经济效益。
典型场景：广泛适用的解决方案
合思档案适用于各种电子凭证开具端和接收端的场景。在电子凭证开具端，涉及国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。
在电子凭证接收端，企业可通过 OA 的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联进行原文/文件上传，员工还能随手记录发票并提交付款单据、结构化文件归档存储，同时可进行发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等操作。这些丰富的场景应用，让合思档案可以满足不同企业的多样化需求。
客户成功案例：实力见证价值
众多企业使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这些成功案例充分证明了合思档案的实力和价值。
在企业的日常运营中，报销记录查询是一项常见且重要的工作。合思档案强大的功能可以让报销记录查询变得更加便捷、高效。通过多维检索和一站式预览功能，企业可以快速、准确地找到所需的报销记录，大大提高了工作效率。同时，档案数据的同源性和透明流转，也让报销记录查询更加安全、可靠。
截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您的企业也想实现财务数智化转型，选择合思档案是您的明智之选。现在就拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启企业电子凭证档案管理的新时代！
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