在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是多家国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇困境，而合思的出现，为其解决了集中管理报销等一系列难题。
动力源业务困境：集中管理报销难题凸显
动力源于2011年开启财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着时间推移，问题逐渐显现。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作让员工和财务人员苦不堪言，操作体验极差。员工提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。财务人员在处理报销数据时，要进行大量的手工录入工作，发票验真、查重也都依靠手工完成，这些基础性工作占据了他们大量的时间和精力。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，影响了决策的及时性和准确性。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源的业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。而且不同类型费用的支付方式不同，进一步增加了集中管理报销的难度。
合思解决方案：集中管理报销的智慧之钥
针对动力源的这些痛点，合思提供了一系列行之有效的解决方案。
– 系统集成：数据联通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为集中管理报销提供了坚实的数据基础。
– 无需报销：合规消费的新模式
合思推出的无需报销功能，让业务人员因公消费免垫资、免开票。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，极大地简化了集中管理报销的流程。
– 强大连接能力：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有效解决了数据分散和信息滞后的问题，为集中管理报销提供了高效的技术支持。
方案实施步骤：集中管理报销有序推进
合思解决方案的实施过程有条不紊。
首先，将动力源的HR系统和BPM系统与合思费控进行数据同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据的联通，为后续的集中管理报销工作奠定了基础。
接着，引导员工使用合思费控的无需报销功能。通过培训和宣传，让员工了解并适应这种新的因公消费流程，规范消费行为，使消费在系统的管控下实现合规。
最后，利用系统的连接能力，打通与第三方系统的数据流转。实现业务数据的实时同步和高效处理，进一步提升集中管理报销的效率和准确性。
实施成果效益：集中管理报销成效显著
经过一段时间的实施，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成使得数据互通，员工的报销周期从原本的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，工作积极性也得到了提高。
对于会计人员来说，工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。他们无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和透明。
财务审批也有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。这不仅降低了基础工作压力，还提高了财务管理的水平。
动力源评价反馈：集中管理报销获高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在集中管理报销方面的专业能力和服务水平。
呼吁与CTA：开启集中管理报销数字化之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。凭借这些优势，合思已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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