在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代已然开启。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革如同汹涌的潮水，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，差旅报销环节犹如一座无形的大山，压得企业各角色喘不过气来。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题。每一次差旅报销产生的纸质票据堆积如山，不仅耗费大量的存储空间，还难以从中提取有价值的数据用于企业决策。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的困扰。在差旅报销环节，他们需要对大量的发票、单据进行整理、核对，每一个数字都容不得半点差错，这无疑是一项巨大的挑战。业务人员更是被报销纸质票据流程繁琐的问题所束缚，从填写报销单到粘贴发票，再到层层审批，差旅报销环节成为了他们工作中的一大负担。
此外，企业还存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以实现企业全面数字化。
面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的解决方案。
合思档案：满足多元需求的智慧之钥
合思档案就像一把万能钥匙，能够满足不同角色的需求和企业多样化场景。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案在差旅报销环节及其他业务环节中，可沉淀数据资产，保障合规管理。通过对差旅报销等各类数据的分析，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在差旅报销环节，高管可以轻松掌握企业的差旅费用支出情况，为企业的成本控制和战略决策提供有力支持。
归档员/财务使用合思档案能大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。在差旅报销环节，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。以往繁琐的差旅报销档案整理工作，现在变得简单高效。
外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。在差旅报销环节，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。审计人员可以快速准确地获取所需的差旅报销档案信息，提高审计效率。
合思档案：核心功能铸就卓越优势
合思档案的核心功能犹如璀璨的繁星，在多方面展现出独特之处。
多源采集功能为企业提供了强大的数据获取能力。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。在差旅报销环节，无论数据来自哪个系统，都能被轻松采集。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保差旅报销数据的完整性。
智能制档功能让档案管理变得更加智能高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在差旅报销环节，发票、单据等凭证能够自动关联，大大提高了工作效率。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加精准。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。在差旅报销环节，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强，满足企业多样化的需求。
档案管理功能提供了灵活的权限和目录管理。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在差旅报销环节，不同人员只能查看和操作自己权限范围内的档案信息，保障了数据的安全性。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
合思档案：实际应用彰显非凡价值
众多企业在实际应用中见证了合思档案的卓越效果。
某企业年单据量2.6亿，在差旅报销环节及其他业务环节存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化。在差旅报销环节，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，如业务和财务数据穿透联查，企业成本降低等。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，差旅报销环节也深受其扰。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅报销环节，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询等，差旅报销环节的档案管理也十分混乱。合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。在差旅报销环节，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题，差旅报销环节也面临诸多挑战。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，让差旅报销环节更加顺畅。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多成功客户案例见证了合思档案的卓越效果，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想解决档案管理难题，提升企业竞争力，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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