在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，一家在行业内颇具影响力的企业，也踏上了这场转型之旅。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型效果存在较大差距。在这样的背景下，合思的出现为动力源带来了新的转机，为其提供了一套针对性的解决方案，助力动力源解决在风险管理与报销等方面的难题。
转型痛点：风险管理与报销困境凸显
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多系统操作羁绊重重
动力源在财务数字化转型过程中，面临着多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅耗费了大量时间和精力，还降低了工作效率。而对于财务人员来说，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，同时差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们在风险管理与报销工作中疲于奔命。 -
系统割裂数据孤岛难破
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。在风险管理与报销方面，这种数据的不及时和不连贯，增加了企业的风险和成本。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。在风险管理与报销过程中，如何确保每一笔报销的合规性和准确性，成为了动力源面临的一大挑战。 -
组织架构复杂流程统一难题
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这不仅增加了员工的工作负担，也给风险管理与报销工作带来了诸多不便。
合思方案：化解风险管理与报销难题
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系统集成打通数据脉络
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是重要的一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的壁垒，为风险管理与报销提供了准确、及时的数据支持。 -
无需报销提升员工体验
“无需报销”模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅简化了报销流程，还降低了风险管理与报销的成本和风险。 -
强大连接能力打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这使得待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在风险管理与报销方面，这种强大的连接能力确保了信息的及时传递和共享，提高了管理的效率和准确性。
方案实施：步步为营确保转型成功
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深入沟通精准对接需求
合思团队与动力源相关部门进行了紧密的沟通，深入了解其业务流程和需求。通过详细的调研和分析，确定了系统集成的具体内容和方式。这一步骤为后续的系统实施奠定了坚实的基础，确保了合思解决方案能够精准地满足动力源在风险管理与报销方面的需求。 -
系统培训提升员工技能
为了让动力源员工能够熟练使用合思费控系统，合思团队对员工进行了系统的培训。培训内容涵盖了系统的操作流程和功能，使员工能够快速上手，提高工作效率。通过培训，员工对风险管理与报销的流程有了更清晰的认识，也能够更好地利用系统进行操作和管理。 -
上线监控保障平稳过渡
在系统上线过程中，合思团队实时监控系统运行情况，及时解决出现的问题。他们密切关注系统的性能和稳定性，确保系统能够平稳过渡。通过及时的调整和优化，合思团队保障了动力源在风险管理与报销方面的工作能够顺利进行，避免了因系统切换而带来的业务中断和风险。
转型成果：风险管理与报销效益显著
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操作体验革新效率大幅提升
实施合思解决方案后，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列数据的变化，充分体现了合思解决方案在提升工作效率和降低成本方面的显著效果，也为风险管理与报销工作带来了质的飞跃。 -
员工体验升级报销流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。在风险管理与报销方面，这种便捷的操作方式减少了人为错误和风险，提高了报销的合规性和准确性。 -
财务管控加强合规性提升
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。在风险管理与报销方面，这种管控的加强确保了企业财务的安全和合规。 -
管理全程管控决策更加高效
合思解决方案实现了管理的事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了企业的风险管理与报销水平。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化转型难题，特别是在风险管理与报销方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的系统，亲身感受合思在风险管理与报销方面的强大功能和卓越效果。
