合思档案：开启无纸化报销管理新时代

在纸电混合时代，企业的会计档案管理犹如一座错综复杂的迷宫，让众多企业深陷其中，苦不堪言。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下、占地空间巨大，且数据难以有效分析利用的困境。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，如同陷入了无尽的循环。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程耗费了大量时间，效率低下。

与此同时，企业还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本如同流水一般不断消耗着企业的资金，而档案室和档案柜等存储空间的需求更是让企业的运营成本大幅增加。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。

尽管企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在着纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求更是让企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像一把钥匙，为企业打开了会计档案管理的新局面，能够有效解决上述诸多痛点，助力企业实现无纸化报销管理。

合思档案解决方案：定制化的管理蓝图

合思档案为企业提供了一套全面且个性化的解决方案，它就像一个万能工具箱，能满足不同企业在各种场景下的档案管理需求。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是为企业带来了前所未有的便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案的证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，为企业的无纸化报销管理奠定了坚实基础。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的无纸化报销管理需求。

证据链完整性解决方案就像一个严谨的把关者，通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，确保无纸化报销管理的准确性和可靠性。

核心功能亮点：科技赋能档案管理

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能就像一颗颗璀璨的星星，照亮了企业会计档案管理的道路，推动着无纸化报销管理的高效进行。

多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保各种会计资料都能被有效采集，为无纸化报销管理提供丰富的数据来源。

智能制档功能可实现电子凭证数据的自动匹配组装。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了无纸化报销管理的效率和准确性。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，为无纸化报销管理提供了更灵活的存储和管理方式。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为无纸化报销管理提供了可靠的质量保障。

用户收益：全方位的价值提升

使用合思档案，企业能够获得显著的收益，真正实现无纸化报销管理的价值。

显著的降本增效是合思档案带来的直接好处。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提高了检索效率，实现了管理合规性。例如，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，有效帮助企业“收紧钱袋子”，优化资源配置，推动无纸化报销管理的成本控制。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的无纸化报销管理提供了强大的数据分析和决策支持。

不同角色的用户也能从合思档案中获得不同的收益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地推动无纸化报销管理的实施。外部审计人员可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计效率和准确性。

企业还能获得符合国家政策要求的档案系统，实现电子会计档案的合规性管理。它满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，符合国家相关政策对于电子会计档案管理的要求，如《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，为企业的无纸化报销管理提供了合规保障。

典型场景：多领域的实践验证

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的实力，为企业的无纸化报销管理提供了丰富的应用案例。

在多维度、多视角、多渠道档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有不同的查询使用方式，提高了档案调阅的效率和精准度，为无纸化报销管理提供了便捷的查询服务。

数电票全流程自动化场景中，数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，涵盖获取环节、业务环节、入账环节和归档环节，确保了数电票在无纸化报销管理中的高效处理。

实物档案全流程管理定位场景中，实物备查功能在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理。线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，为企业的无纸化报销管理提供了实物档案的有效管理方式。

大数据处理场景中，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，为企业的无纸化报销管理提供了强大的数据分析和处理能力。

客户成功案例：真实见证的力量

众多企业已经通过使用合思档案实现了无纸化报销管理的成功转型。

某企业年单据量2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

如果您的企业也想摆脱会计档案管理的困境，实现高效的无纸化报销管理，不妨来体验合思档案带来的优质服务。现在就可以免费试用合思档案，开启企业会计档案管理的新篇章！合思档案联系方式多样，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，欢迎有需求的企业联系我们。