在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和成本控制至关重要。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，一直致力于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块的发展。作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，随着公司的不断发展壮大，动力源也面临着一系列业务挑战。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，员工2400人左右，还有8家子公司，全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。这样庞大的组织架构和广泛的业务布局，使得动力源在差旅管理等方面遇到了诸多难题，而合思的解决方案则为其带来了新的转机，成为了差旅管理最佳实践的典范。
动力源业务痛点剖析
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自研系统整合困局与传统报销之殇
动力源拥有大量自研系统，但这些系统之间难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还容易出现信息遗漏。财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工操作，导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
系统割裂下的数据孤岛难题
动力源的系统存在严重的割裂问题，数据分散在多个系统中，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分别在不同的系统中管理，无法实现及时联动，这使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，影响了企业的决策效率和市场竞争力。 -
复杂业务与报销模式的挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。而且，不同类型的费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的报销模式增加了管理的难度和成本，也给员工带来了不便。 -
组织架构扩张下的流程混乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，动力源面临着管理程度不一致的问题。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这不仅降低了工作效率，还容易引发管理上的混乱。
合思量身定制解决方案
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系统集成无缝对接
合思针对动力源的系统整合难题，采取了一系列有效的措施。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，实现了人员信息的实时共享和更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，使得订单支出成本能够实时归集和统计。通过这种系统集成的方式，打破了数据壁垒，提高了数据的准确性和及时性，为企业的财务管理提供了有力支持，成为差旅管理最佳实践中的关键一环。 -
无需报销创新模式
合思推出的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这种创新的模式不仅简化了报销流程，提高了工作效率，还降低了财务风险，是差旅管理最佳实践的重要体现。 -
强大系统连接能力
合思凭借其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出了强大的系统连接能力。这种技术支持以标准化的方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。这使得动力源能够更加高效地运营，提升了企业的整体竞争力，成为差旅管理最佳实践的有力支撑。
解决方案落地实施
在实际实施过程中，合思团队展现出了专业的素养和严谨的态度。首先，对动力源的现有系统和业务流程进行了全面细致的梳理，确定了数据同步的具体内容和方式。这一步骤为后续的系统对接和调试奠定了坚实的基础。
接着，进行系统对接和调试工作。合思团队确保了HR系统、BPM系统与合思费控系统的数据准确同步，经过反复测试和优化，解决了可能出现的各种问题，保证了系统的稳定运行。
在无需报销功能的实施上，合思与动力源的财务和业务部门进行了深入的沟通协作。共同确定了消费规则和审批流程，保障了业务人员消费合规且流程顺畅。通过这种紧密的合作，确保了解决方案能够真正满足动力源的实际需求，成为差旅管理最佳实践的成功范例。
显著成果与效益彰显
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操作体验全面革新
合思的解决方案实施后，动力源实现了多系统集成和数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，减少了资金压力，同时也提高了工作的积极性和满意度。 -
会计成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，为企业的发展提供了更有力的财务支持。 -
员工体验显著提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，如拍照、扫码、录入等操作变得更加便捷。报销流程得到了简化，员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这些改进提升了员工的使用体验，让员工能够更加专注于业务工作，提高了工作效率。 -
财务管控更加合规
财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员能够更加精准地控制费用支出，降低了财务风险。同时，系统的自动化处理也减少了人为错误的发生，提高了财务管理的准确性和可靠性。
客户认可与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，不妨选择合思，开启属于您的差旅管理最佳实践。现在可以免费试用合思的解决方案，让我们为您提供专业的支持，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。
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