在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营离不开先进的管理手段。高新兴科技集团作为一家在资本市场闪耀的上市公司，以其对技术创新应用的执着追求，在高科技领域占据了一席之地。每年，该集团将超过营业收入 10%的资金投入到研发中，凭借超过 2000 项的核心知识产权，展现出强大的科技实力。其员工规模达 3000 多人，国内服务网点多达 170 多个，还拥有 5 个信息化系统，年银行回单数超过 10 万、发票数超 15 万、电子凭证量达 30 万以上。然而，在档案管理这个关键环节，高新兴科技集团却面临着诸多挑战，直到合思的档案检索系统出现，才为其带来了新的转机。
困境重重：档案管理的“痛点迷宫”
高新兴科技集团的档案管理现状犹如一座错综复杂的迷宫，充满了各种痛点。
首先，档案管理成本居高不下。在日常的报销、采购付款等业务流程中，大量的纸质文件需要打印、整理、装订及归档。这不仅占用了库房的空间，还消耗了大量的人力用于管理。而且，借阅流程繁琐，实物借出更是手续复杂，每一次的借阅都像是一场漫长的“闯关游戏”，极大地降低了工作效率。
其次，档案管理存在严重的隐患。电子源文件未能按照法规要求进行合规保存，这使得企业在面对日益严格的会计电子档案管理法规时，面临着巨大的合规风险。同时，档案归档规范完全依赖人工控制，缺乏系统化的控制手段，这就如同在波涛汹涌的大海中驾驶一艘没有导航的船只，随时可能偏离合规的航线。
最后，档案利用效率低下成为了企业发展的一大阻碍。目前，公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时困难重重，需要耗费大量的人力和时间。而且，由于不同系统之间的壁垒，无法实现跨系统调阅，这就像是在不同的房间里寻找同一份文件，却找不到连接各个房间的通道。
妙手回春：合思档案检索系统的“良方妙计”
面对高新兴科技集团档案管理的困境，合思的档案检索系统犹如一剂良药，为其提供了全面的解决方案。
– 低开发成本：搭建系统连接的“桥梁”
合思的档案检索系统具有低开发成本的显著优势。它能够轻松对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是 NCC、U9 等财务系统，还是 OA、CBS 等办公系统，都能被无缝连接起来，就像搭建了一座横跨不同系统的桥梁，让数据能够自由流通。
– 自动制档：释放财务人员的“双手”
该系统实现了自动制档功能，极大地释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整性。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这就好比是一个智能的档案整理师，能够快速、准确地将各种档案资料整理得井井有条。
– 全场景数字化利用：打破档案查询的“壁垒”
合思的档案检索系统实现了档案全场景数字化利用，打破了传统档案查询需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息，就像打开了一扇通往档案宝库的大门，让用户能够轻松获取所需的信息。
稳步推进：方案实施的“有序征程”
合思按照低开发成本对接系统、自动制档和实现档案全场景数字化利用的方案，有条不紊地推进相关工作的实施。在整个实施过程中，合思的专业团队就像一群经验丰富的领航员，为高新兴科技集团的档案管理变革指引着方向。他们充分考虑企业的实际需求和现有系统状况，制定了详细的实施计划，并严格按照计划执行每一个步骤。从系统对接的前期准备，到数据采集和处理的测试，再到最终的全面上线，每一个环节都经过了精心的策划和严格的把控，确保方案能够顺利落地并发挥最大的效益。
成效显著：方案实施的“累累硕果”
经过合思档案检索系统的改造，高新兴科技集团在档案管理方面取得了显著的成果。
一方面，归档效率得到了大幅提升。原来繁琐的归档流程在新系统的支持下变得简单快捷，归档效率提升了 90%。这就像是给企业的档案管理安装了一台高速引擎，让工作节奏变得更加高效。
另一方面，为企业节约了大量的成本。通过减少纸质文件的使用和人力的投入，以及提高档案利用效率，每年为企业节约成本 30 万以上。这不仅为企业带来了实实在在的经济效益，还提升了企业的整体竞争力。
高度认可：客户反馈的“真诚赞誉”
高新兴科技集团对合思提供的档案检索系统解决方案给予了高度认可。他们认为，该系统有效解决了档案管理难题，提升了工作效率和合规性。在合思的帮助下，企业的档案管理从原来的混乱无序变得井井有条，就像一座原本杂乱无章的图书馆，经过重新整理和分类后，变得整洁有序，方便借阅和管理。这不仅让企业的财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，还为企业的决策提供了更加准确、及时的档案信息支持。
在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。档案管理作为企业运营的重要环节，其重要性不言而喻。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经成功助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思的档案检索系统。只需拨打 400 – 105 – 6505，或访问网址 www.hosecloud.com ，即可了解更多合思档案的信息，还能免费试用，让合思帮助您的企业开启档案管理的新时代，让有限的资源发挥更有效的作用。
