在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营和财务管理至关重要。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，一直以来都在行业中占据着重要地位。该公司成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000+。然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在财务管理方面也面临着诸多挑战。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和专业的解决方案，为金牌橱柜提供了一套完善的归档系统最佳实践方案，帮助其解决了财务管理中的难题。
业务迷雾：金牌橱柜的归档困境
在业务不断拓展的过程中，金牌橱柜的财务管理尤其是会计档案管理方面逐渐暴露出一系列问题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以被有效利用，工作人员需要逐一打印档案，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一过程不仅耗费大量的时间和精力，而且效率低下。
保管环节也存在着不少问题。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到多次的交接和转移，增加了档案丢失或损坏的风险。
存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案。随着业务的增长，纸质档案的数量也在不断增加，占用了大量的存储空间，管理成本也随之上升。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，这不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。这些问题严重影响了金牌橱柜的财务管理效率和决策的准确性，迫切需要一套有效的解决方案。
智慧之光：合思的归档破局之策
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套归档系统最佳实践方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思的解决方案首先着眼于打破数据孤岛。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，将它们统一储存，采用统一的标准和管理方式。这就如同将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序和易于管理。所有的档案数据都集中在一个平台上，方便了工作人员的查询和使用，提高了工作效率。 -
业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，达到了业财一体双向穿透。这意味着工作人员可以从业务的角度出发，快速找到相关的会计资料，反之亦然。例如，当查询一笔业务的相关信息时，可以同时查看与之对应的凭证、单据等会计资料，实现了业务和财务的无缝对接，为企业的决策提供了更加全面和准确的信息。 -
数据共享：一站式便捷查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在平台上输入关键词，就可以快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这就如同在一个大型图书馆中，有了一本详细的索引，能够快速定位到所需的书籍。通过这种方式，大大节省了工作人员的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单的管理一直是企业财务管理中的一个难题。合思的解决方案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的存储和管理成本，而且提高了回单处理的效率。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
稳健步伐：方案的实施进程
合思在为金牌橱柜实施归档系统最佳实践方案时，采取了稳健而有序的步骤。
首先，合思的专业团队对金牌橱柜的现有业务流程和档案管理情况进行了全面深入的调研。通过与金牌橱柜的财务、业务等部门的人员进行沟通和交流，了解了企业的实际需求和存在的问题，为后续的方案设计提供了依据。
然后，根据调研结果，合思为金牌橱柜量身定制了详细的解决方案。该方案充分考虑了金牌橱柜的业务特点和发展需求，确保方案的可行性和有效性。
在系统开发和部署阶段，合思的技术团队严格按照方案要求进行开发和测试。他们采用了先进的技术和工具，确保系统的稳定性和安全性。同时，合思还为金牌橱柜提供了专业的培训服务，帮助工作人员熟悉和掌握新的归档系统。
最后，在系统上线后，合思的售后团队对系统进行了持续的监控和维护。他们及时解决系统运行过程中出现的问题，确保系统的正常运行。同时，合思还根据金牌橱柜的反馈和业务发展需求，对系统进行不断的优化和升级。
卓越成效：方案带来的显著收益
经过一段时间的实施和应用，合思的归档系统最佳实践方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作现在通过系统自动完成，大大提高了工作效率。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案查询耗时也减少了80%。工作人员可以通过系统快速准确地找到所需的档案信息，不再需要花费大量的时间在纸质档案中翻找。这使得企业的决策更加及时和准确。
在成本方面，预估节省总体成本30万+/年。通过减少纸质档案的存储和管理成本，以及提高工作效率带来的人力成本的降低，企业的经济效益得到了显著提升。
同时，档案合规性达到了100%。合思的归档系统严格遵循相关的法律法规和企业的内部规定，确保了档案的安全性和合规性。这为企业的健康发展提供了有力的保障。
客户心声：金牌橱柜的高度认可
金牌橱柜对合思的归档系统最佳实践方案给予了高度的评价和认可。
金牌橱柜的财务负责人表示：“合思的解决方案为我们解决了长期以来困扰我们的档案管理难题。系统的使用不仅提高了我们的工作效率，降低了成本，而且提升了档案管理的合规性和准确性。通过与合思的合作，我们感受到了他们专业的技术和优质的服务。他们的团队能够深入了解我们的需求，为我们提供个性化的解决方案。在项目实施过程中，他们的技术人员能够及时解决遇到的问题，确保了项目的顺利进行。我们相信，在合思的帮助下，我们的财务管理水平将得到进一步的提升。”
行动召唤：携手合思开启新篇
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着类似金牌橱柜的财务管理难题，不妨选择合思的服务。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您实现财务管理的数智化转型。现在就可以免费试用合思的归档系统最佳实践方案，开启企业财务管理的新篇章。
