在数字化浪潮的推动下，电子凭证的应用正以前所未有的速度改变着企业的运营模式。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同横亘在企业面前的最后一公里障碍，亟待解决。
与此同时，传统纸质档案管理的弊端也日益凸显。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案查找困难，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这些痛点严重影响了企业的财务管理效率和合规性。
在这样的背景下，合思档案检索系统应运而生，为企业提供了一套全面、高效、智能的档案管理解决方案。
功能蓝图勾勒档案管理新画卷
合思档案检索系统的功能蓝图犹如一幅精心绘制的画卷，为企业展现了便捷、高效的档案管理新图景。它实现了便捷调阅不打印，让企业摆脱了纸质档案的束缚；混序归集免组装，大大节省了档案整理的时间和精力。
其电子会计档案全生命周期管理，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在档案采集方面，采用开放式接口互联，实现自主采集。大文件自动切割技术和数电票自动化解析功能，确保了数据的准确、高效采集。在制档环节，智能关联自动组装，凭证数据能够自动匹配，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保障了档案的规范性和准确性。档案管理具备精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提高了档案的安全性和规范性。在档案利用方面，多维检索和一站式预览功能，让用户可以快速找到所需档案；在线借阅和异构系统联查，打破了信息壁垒；实物混序归档和可视化盘点档案数据，实现了电子与实物档案的高效管理。
核心功能铸就档案管理新优势
合思档案检索系统的核心功能亮点，是其在档案管理领域脱颖而出的关键所在。它实现了电子会计档案全生命周期管理的完整闭环，从智能采集到辅助审计等服务，为企业提供了一站式的解决方案。
智能采集功能通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地获取数据。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。自动化归档功能告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理中解放出来。自动制档释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。
此外，合思档案检索系统支持多系统对接，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块以及切换多个系统的壁垒。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，如对接NCC、U9、OA、CBS等系统，大大提高了工作效率。
应用收益凸显档案管理新价值
企业使用合思档案检索系统能够获得显著的收益。在成本节约方面，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，为企业节省了大量的成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本可达(200000 + 400000)*0.5 = 300,000元，年总节约成本达338,910元。
在工作效率提升方面，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案检索系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这充分体现了该系统在提高工作效率方面的显著效果。
在合规性提升方面，通过对接标准工具包，合思档案检索系统实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规。中文传媒通过使用该系统，实现了存档合规。
典型场景展现档案管理新应用
合思档案检索系统在不同的业务环节都有出色的应用。在报销场景中，员工无需打印任何单据，告别了复杂的报销流程。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案检索系统后，员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。合思档案检索系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。
在档案管理场景中，可实现实物高效管理。借助虚拟档案库房和二维码，实现电子与实物档案的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司通过此方式管理档案，大大提高了档案管理的效率。
成功案例见证档案管理新成效
众多客户的成功案例见证了合思档案检索系统的实际应用效果。好想你健康食品股份有限公司应用合思档案检索系统打破了壁垒，实现了数据同源，一键联查，自动组装，审计便捷，实物高效管理，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案检索系统统一存储，搭建了业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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