在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的必然趋势。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到 12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多财务档案管理痛点。
传统的纸质档案管理方式存在着诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。高新兴科技集团同样面临着档案管理成本高的问题，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，不仅占用了大量的库房和人员管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，也给企业的合规经营带来了一定的风险。
面对这些挑战，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了会计文件自动归档的解决方案。
创新力作合思档案闪耀登场
合思档案管理平台是合思在财务数智化领域的一次创新力作。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，实现了会计文件自动归档，让企业的财务档案管理更加高效、便捷、合规。
核心功能亮点打造卓越体验
合思档案管理平台具有众多核心功能亮点，为企业实现会计文件自动归档提供了有力支持。
首先，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。在智能采集方面，它借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现了档案的高效采集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够为档案的后续处理提供有力支持。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，确保档案的安全和有效利用。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了有力的数据支持。
其次，全流程合规化、自动化、数字化是该平台的另一大亮点。档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，大大提高了采集效率。档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。档案管理有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。档案利用能进行多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的利用更加便捷高效。
使用收益显著实现降本增效
使用合思档案管理平台，企业能够获得显著的收益。通过自动化归档，企业可以告别重复性工作，提高工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案管理平台后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本=338,910 元。可见，合思档案管理平台能够为企业带来实实在在的经济效益。
典型场景应用彰显强大实力
合思档案管理平台在多个典型场景中都有出色的表现。
在财务报销场景中，员工无需打印任何单据，告别了复杂的报销流程。云南菜品牌连锁企业的员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。这不仅提高了员工的报销效率，也减少了企业的纸张浪费，实现了低碳运营。
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司借助合思档案实现了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率，为企业的合规经营提供了有力保障。
客户成功案例见证卓越价值
众多客户的成功案例见证了合思档案管理平台的卓越价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。这些案例充分证明了合思档案管理平台能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和严格的监管要求，提升财务管理效率和降低成本成为企业的迫切需求。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的经验和成功案例，能够帮助企业实现会计文件自动归档，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也有财务档案管理需求，不妨行动起来，选择合思档案管理平台。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com，扫描二维码还可了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
