在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的最后一公里难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统。下面，让我们深入了解一下这个系统如何解决企业财务档案管理的难题。
企业财务档案管理痛点剖析
众多企业在财务档案管理方面面临着诸多困扰。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受时间和空间限制，查找耗时费力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，对于电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营面临纸质档案打印成本高的困境，多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也高，耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还有丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，采用独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时需人工逐一翻查。
合思档案检索系统解决策略
合思档案检索系统基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
该系统实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。以客户为中心，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。
合思档案检索系统核心模块揭秘
合思档案检索系统的功能蓝图十分强大。它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集包括外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还有核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案检索系统竞争优势突显
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有强大的资金支持研发和服务。
合思档案检索系统实现了档案全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，能一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。
该系统自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。能为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，通过减少打印、存储成本和人力成本等，让有限资源更有效。
合思档案检索系统成功案例展示
好想你通过合思档案检索系统减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案检索系统后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，具备多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案检索系统后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思档案检索系统服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队不断优化产品。在全国22个城市设有直营服务网络，能为当地客户提供及时的服务和支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，满足不同地区客户的需求。
合思档案检索系统价值总结
合思档案检索系统助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源得到更有效的利用。基于其在行业应用中的深度应用与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
