在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的大势所趋。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
然而，传统纸质档案管理却存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了电子凭证数字化转型的理想解决方案。合思是我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，无疑是企业实现财务数智化的得力助手。
全面方案开启财务数智化新篇
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个智能的财务管家，将企业财务流程的各个环节紧密连接起来，实现高效协同，为企业的财务数智化转型奠定了坚实基础。通过合思档案，企业能够摆脱传统财务管理的束缚，迈向更加高效、智能的财务管理新时代。归档系统最佳实践，合思档案当之无愧。
核心功能铸就档案管理优势
合思档案具备众多核心功能亮点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
– 智能采集多元高效：在档案采集方面，合思档案拥有开放式接口互联，可实现自主采集。它利用外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速准确地采集各类档案信息。同时，大文件自动切割和数电票自动化解析的特点，进一步提高了采集效率。这种多元高效的采集方式，确保了企业档案信息的及时、准确获取，为后续的档案管理工作提供了有力支持。归档系统最佳实践，合思档案的智能采集功能发挥着重要作用。
– 档案制档精准智能：档案制档时，合思档案能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。它可以将相关的档案信息进行精准匹配和组装，确保档案的完整性和准确性。同时，严格的检测机制能够保证档案符合各种管理要求，自定义版式文件则满足了企业个性化的档案管理需求。归档系统最佳实践，合思档案的精准智能制档为企业带来了极大的便利。
– 档案管理安全灵活：在档案管理方面，合思档案可进行精准权限管控，档案目录灵活扩展。水印管理和档号符合国标要求，确保了档案的安全性和规范性。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，有效保护企业的核心档案信息。灵活的档案目录扩展功能，也能够适应企业不断发展变化的档案管理需求。归档系统最佳实践，合思档案的安全灵活管理为企业档案保驾护航。
– 档案利用便捷高效：档案利用环节，合思档案支持多维检索、一站式预览，在线借阅和异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据的功能，让档案查找和管理更加便捷。员工可以通过多种方式快速检索到所需档案，无需在大量的纸质档案中苦苦寻找。在线借阅功能方便了员工在不同地点随时使用档案，提高了工作效率。归档系统最佳实践，合思档案的便捷高效利用让企业档案发挥更大价值。
显著收益助力企业降本增效
企业使用合思档案能够获得显著的收益。首先，自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案方案后减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
再以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些实实在在的收益，充分体现了合思档案在帮助企业降本增效方面的强大能力。归档系统最佳实践，合思档案为企业带来了可观的经济效益。
多元场景展现广泛适用性
合思档案在不同行业都有着典型的应用场景。
– 食品行业焕新管理模式：在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒，实现数据同源；自动组装，让审计更加便捷；实物高效管理等方式，为其解决了这些难题。合思档案就像一把钥匙，打开了企业档案管理的新大门，让企业能够更加高效地运营。归档系统最佳实践，合思档案在食品行业展现出了强大的适用性。
– 餐饮行业实现财务变革：在餐饮行业，云南菜品牌连锁经营企业存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。合思档案为餐饮行业带来了一场财务变革，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。归档系统最佳实践，合思档案在餐饮行业的应用成效显著。
成功案例彰显卓越实力
多个行业的客户成功案例，进一步证明了合思档案的卓越实力。
– 金牌橱柜打破数据孤岛：金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。构建了业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，实现了银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案就像一座桥梁，将企业各个部门的数据连接起来，实现了数据的高效流通和利用。归档系统最佳实践，合思档案助力金牌橱柜实现了档案管理的质的飞跃。
– 帆书开启高效档案管理之路：帆书面临着档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案保证了财务档案原生性存储，支持审计抽查时灵活的账户权限配置，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案为帆书开启了高效档案管理之路，让企业能够更加轻松地应对档案管理挑战。归档系统最佳实践，合思档案在帆书的应用效果令人瞩目。
在当前经济环境下，企业正面临着越来越多的挑战和机遇。电子凭证数字化转型是企业提升竞争力的重要途径，而合思档案无疑是企业实现这一转型的最佳选择。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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