合思助力企业财务数字化转型，实现会计文件自动归档新突破

合思助力企业财务数字化转型，实现会计文件自动归档新突破
在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家政策正积极推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。

电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的大背景下，企业面临着数字化转型的迫切需求。

北京合思信息技术有限公司，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的数字化转型提供了坚实的支持。

国民零食品牌的财务困境

有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它在市场上拥有广泛的影响力。然而，在财务管理方面，它却面临着诸多挑战与痛点。

该品牌年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员还需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。

在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额人力物力的浪费。该品牌急需一种有效的解决方案来解决这些财务管理难题，实现会计文件自动归档。

合思打造无需报销解决方案

面对该国民零食品牌的困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。

在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可选择在合思商城订购或TMC订购。之后会生成合思商城对账单和TMC对账单，为后续的财务核算提供清晰的依据。

在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票后则进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同场景的需求，实现了会计文件自动归档。

在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有诸多显著特点。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了工作效率。同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，减少了人为错误。多源采集则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，确保了会计文件自动归档的高效性和准确性。

合思方案带来显著成果

合思的解决方案为该国民零食品牌带来了一系列显著的成果。

在成本节约方面，年度节约200万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。

在业财连接方面，实现了业财有机连接，达成了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过会计文件自动归档，企业的财务管理更加规范和高效。

在数据采集与校验方面，合思打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这不仅保证了数据的准确性，还为企业的决策提供了有力支持。

在线上线下一体化管理方面，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，真正实现了会计文件自动归档。