在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，在财务档案管理方面曾遭遇诸多难题。而合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力好想你解决了财务档案管理难题，实现了降本增效，为企业的档案生命周期管理带来了全新的变革。
好想你业务背景与管理痛点
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红枣巨头的辉煌版图
好想你健康食品股份有限公司拥有着令人瞩目的业务规模。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，在全国布局了400多家门店，18个归档主体，零售网点多达2万多个。庞大的业务体量使得每年产生的凭证数量达到3.6万多张，企业人数也有500多人。如此庞大的业务规模，在带来丰厚收益的同时，也给财务档案管理带来了巨大的挑战。 -
传统档案管理的困境
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多痛点。在财务归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于人工操作的局限性，档案遗失的情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来要耗费大量的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对存储空间和人力的要求巨大，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足企业现代化管理的要求。这种传统的档案生命周期管理方式，成为了好想你进一步发展的阻碍。
合思量身定制解决方案
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打破数据壁垒实现同源共享
合思为好想你提供的解决方案，首先着眼于打破数据壁垒，实现数据同源。通过合思的财务收支管理平台，为财务人员提供了便捷的利用方式，只需一键联查，就能轻松获取相关数据。这一功能有效提升了工作效率，让财务人员从繁琐的数据核对工作中解脱出来，能够更加专注于核心业务。在档案生命周期管理中，数据的同源共享使得各个环节的信息能够无缝对接，大大提高了管理的准确性和及时性。 -
自动组装档案助力高效审计
在审计环节，合思的解决方案实现了自动组装档案，以档案数据为标准，纸质数据为辅的审计模式。内外审计人员可以直接以系统中的档案数据为依据进行审计，大大提升了审计效率。这种审计方式不仅减少了审计人员的工作量，还提高了审计的准确性和公正性。在档案生命周期管理中，审计环节是确保档案合规性和准确性的重要步骤，合思的解决方案为这一步骤提供了强有力的支持。 -
实物档案高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。这一功能解决了传统纸质档案查找困难的问题，提高了档案的查阅效率。在档案生命周期管理中，实物档案的管理是一个重要的环节，合思的解决方案使得这一环节更加高效、便捷。
方案实施步步为营
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深度沟通确定系统蓝图
合思团队与好想你财务部门进行了深入的沟通，全面了解了好想你在财务档案管理方面的需求。通过详细的需求分析，确定了系统的功能和配置。这一过程就像是为一座大厦绘制蓝图，只有精确的规划，才能确保后续的建设顺利进行。在档案生命周期管理中，前期的需求沟通和系统规划是基础，为整个方案的实施奠定了坚实的基础。 -
专业培训开启智慧管理
为了确保好想你员工能够熟练使用合思档案管理平台，合思团队对员工进行了系统的操作培训。培训内容涵盖了平台的各个功能模块，从基础的档案录入到复杂的查询和审计操作，员工们在培训中逐渐掌握了平台的使用技巧。通过专业的培训，员工们能够更加高效地使用平台，为档案生命周期管理的智能化转型提供了人力保障。 -
数字化转型重塑档案管理
在完成系统规划和员工培训后，合思团队逐步将好想你原有的纸质档案进行数字化处理，并录入到合思档案管理系统中。这一过程是一个庞大而复杂的工程，需要对大量的纸质档案进行扫描、整理和录入。通过数字化处理，纸质档案转化为电子档案，实现了档案的长期保存和安全存储。在档案生命周期管理中，数字化转型是一个重要的趋势，合思的解决方案帮助好想你顺应了这一趋势，提升了档案管理的水平。
方案实施成果显著
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时间成本大幅降低
方案实施后，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间完成的档案核对和整理工作，现在通过合思档案管理平台能够快速完成。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这些时间成本的降低，使得员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了企业的整体运营效率。在档案生命周期管理中，时间成本的降低意味着管理效率的提升，为企业的发展赢得了更多的时间和机会。 -
综合成本显著下降
除了时间成本的降低，方案实施还带来了综合成本的显著下降。预计每年能够减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了工作效率带来的间接成本降低。在档案生命周期管理中，成本的降低是企业追求的重要目标之一，合思的解决方案帮助好想你实现了这一目标。
好想你高度评价反馈
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财务负责人认可核心价值
好想你财务负责人表示，合思的方案极大地提高了财务工作效率，降低了成本，让他们能够更加专注于核心业务。在传统的档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力在档案的整理和查找上，而现在通过合思档案管理平台，这些工作变得轻松快捷。这使得财务人员能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心业务中，为企业的发展提供了有力的支持。在档案生命周期管理中，提高工作效率和降低成本是企业关注的重点，合思的方案得到了财务负责人的高度认可。 -
员工体验提升工作便捷
员工们也对合思档案管理平台给予了高度评价。他们反馈，使用合思档案管理平台后，报销和档案查询变得更加便捷，工作体验得到了显著提升。在过去，员工报销需要填写大量的纸质单据，查找档案也需要在堆积如山的文件中苦苦寻找。而现在，通过合思档案管理平台，员工可以在线提交报销申请，快速查询所需档案，大大提高了工作效率和满意度。在档案生命周期管理中，员工的体验也是一个重要的方面，合思的解决方案为员工提供了更加便捷的工作方式。
携手合思开启数智转型
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的行业经验和成功案例。截至目前，已经有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前的经济环境下，企业的数字化转型已经成为必然趋势，而财务档案管理的数智化转型是其中的重要一环。合思凭借其先进的技术和优质的服务，能够帮助企业实现档案生命周期管理的高效变革。
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