在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要却又常常令人头疼的工作。财务人员在归档时，往往需要投入大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案存在诸多限制，在时间和空间上缺乏灵活性，查找一份档案可能要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是难以实现。大量的纸质档案管理，不仅对空间有巨大需求，还需要投入大量人力，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的曙光。
合思档案：财务数智化服务专家
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，在财务领域树立了良好的口碑。合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，强大的资金支持为其技术研发和服务升级提供了坚实保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，汇聚了一批专业的技术人才，不断进行产品的创新和优化。同时，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为不同地区的企业提供及时、高效的服务。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，合思档案就是其中的重要组成部分。
核心功能亮点：全方位提升档案使用效率
合思档案具备诸多核心功能亮点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节，极大地提升了档案使用效率。
智能采集方面，它整合了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）。通过这些先进的技术手段，能够快速、准确地采集各种档案信息，为后续的管理工作奠定基础。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的信息进行初步的整理和分类，提高档案管理的效率。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面。合思档案采用先进的存储技术，确保档案数据的安全可靠。同时，便捷的检索功能让用户能够快速找到所需档案，实现实时调阅。在借阅管理方面，系统能够对借阅流程进行全程跟踪，确保档案的合理使用和及时归还。对于过期或无用的档案，系统能够按照规定进行安全销毁，保证档案管理的规范性。
档案服务则为企业的内部审计、项目管理、统计分析等工作提供了有力支持。它能够辅助审计人员快速获取相关档案信息，提高审计效率；在项目管理中，为项目的各个阶段提供准确的档案数据，保障项目的顺利进行；通过对档案数据的统计分析，为企业的决策提供数据支持。
此外，合思档案还具有开放式接口互联·自主采集的特点，大文件能够自动切割，数电票实现自动化解析。智能关联·自动组装功能，能够将相关的档案信息进行自动关联和组装，减少人工操作。同时，系统还具备四性检测·业务检测·自定义版式文件功能，确保档案的准确性和规范性。
用户收益：成本节约与效率提升双丰收
使用合思档案，企业能够获得显著的收益，进一步提升档案使用效率。
自动化归档功能让企业告别了重复性的手工工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，能够实现透明流转，便于企业对档案数据进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本为(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本为30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本为20052*12 = 24,000元；年总节约成本高达338,910元。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源和自动组装。审计工作变得更加便捷，实物档案管理也更加高效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
典型场景：满足多样化档案管理需求
合思档案适用于多种典型场景，能够满足企业不同方面的档案管理需求，提升档案使用效率。
在企业财务收支管理方面，它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理等场景。通过对这些场景下的档案进行有效管理，企业能够更好地控制财务风险，提高资金使用效率。
在企业财务档案管理方面，合思档案能够满足会计凭证、单据、合同、回单等的管理和存储需求。它能够将这些档案进行集中管理，方便企业随时查阅和使用。
在企业内部审计、项目管理、统计分析等工作中，合思档案能够提供相关的档案服务。审计人员可以通过系统快速获取所需档案信息，提高审计工作的准确性和效率；项目管理人员可以利用档案数据对项目进行全程跟踪和监控，确保项目按时、按质量完成；统计分析人员可以对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供数据支持。
随着电子凭证改革趋势的发展，合思档案能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。这不仅符合国家政策要求，还能够提高企业的数字化管理水平，降低管理成本。
客户成功案例：实力见证档案使用效率提升
众多企业通过使用合思档案，实现了档案使用效率的大幅提升，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司借助合思档案打破了各部门之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。自动组装功能让档案整理工作变得轻松快捷，审计工作更加便捷高效。实物档案管理也得到了优化，减少了大量的人工耗时。总部接收和借阅管理的效率大幅提高，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量的大幅减少和存储空间的节省，不仅降低了企业的成本，还提高了企业的环保意识。报销效率的提升，让员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了档案的统一存储，业务证据链完整，数据共享更加便捷。一站式查阅功能让员工能够快速获取所需档案信息，银行回单无纸化减少了档案匹配和查询的耗时。档案合规性达到100%，预估每年可节省总体成本30万 + 。
帆书使用合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联。线上化管理各类数据，让财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%。纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
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