合思档案：破解企业财务档案管理难题，引领数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。尤其是财务档案管理领域，正经历着深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场风暴，给企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票要求以XML格式存档，XBRL文件需写入财务入账信息，这对企业的信息化建设提出了更高的要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而发愁；财务人员被海量的档案数据折磨，整理工作耗费大量时间，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中浪费了大量时间。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，对存储空间的需求大；高隐形成本体现在手工装册归档的重复性工作多，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案可能因不可抗力损坏等。企业在数字化推行过程中，虽然通过一些系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，无法保证档案原生性，全面数字化的目标难以实现。而项目成本分析在解决这些问题中显得尤为重要，通过对项目成本的精准分析，企业可以更好地规划资源，降低成本，提高效益。

版块1：合思档案，开启财务档案管理新方案

面对企业财务档案管理的诸多痛点，合思档案挺身而出，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。这对于企业的长远发展至关重要，在项目成本分析中可以清晰地看到，通过合思档案的应用，企业在成本控制和效益提升方面将有显著的表现。

对于归档员和财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

此外，合思档案还为外部审计提供了便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。

版块2：合思档案功能概览，构建数字化管理闭环

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等，可实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。

在多源采集方面，合思档案具备接口互联和自主采集的能力。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据能通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能支持权限管理，精准管控。可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类，维护、新增档案字段，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这些功能在项目成本分析中能够体现出其在提高管理效率、降低管理成本方面的优势。

版块3：合思档案核心亮点，彰显独特优势

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在项目成本分析中，这些优势能够直观地体现出对成本的节约和效益的提升。

合思档案实现了“四性检测 + 业务检测”。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

版块4：合思档案价值体现，带来实际效益

合思档案为企业带来了显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在项目成本分析中，可以清晰地看到成本的降低和效益的提升。

它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

版块5：合思档案典型使用场景，应用广泛

合思档案在不同场景下都有着出色的表现。财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式快速查找和查看档案数据，提高工作效率。在项目成本分析过程中，财务人员能够更准确地获取数据，为分析提供有力支持。

业务人员可进行授权检索和授权借阅，方便获取所需的档案信息，提高业务处理的效率。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作，实现档案外审在线化、可溯源。

管理人员可通过统计报表和图表展示对档案数据进行分析和决策，为企业的发展提供科学依据。

版块6：合思档案成功案例，增强可信度

众多企业通过采用合思档案解决方案取得了显著成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低等。在项目成本分析中，可以看到该企业在成本控制和效益提升方面的明显变化。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案数据；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用等环节都存在问题。使用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

版块7：合思档案市场定位与差异化优势，竞争力十足

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有强大的实力和市场认可度。

合思档案拥有自主研发的工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有很强的灵活性和适应性。

合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在项目成本分析中，这些优势能够为企业带来更精准的成本分析和更有效的成本控制。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和优化，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理，不妨免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。