合思档案：提升档案使用效率，引领企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的变革。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量档案数据的整理工作弄得疲惫不堪，手动匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出的高耗材成本、档案室和档案柜的高存储空间需求，以及手工装册归档的高重复性工作量、粗糙的查询调阅条件和无效的数据利用等问题，都给企业带来了巨大的成本压力。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，这些都让企业面临着高合规风险。因此，企业财务档案管理的数字化转型已刻不容缓。

合思档案，作为北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台，应运而生。北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。合思档案通过敏捷的财务收支管理平台，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，致力于帮助企业实现业财融合，挖掘更多净利润。其目标明确，就是要为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。

使命愿景：融合管理服务，助力企业转型

企业的数智化转型，不仅仅是工具和组织的变革，更是思维方式的转变。合思档案深知这一点，它不止是一款简单的电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它秉承以客户为中心的服务理念，携手企业共同探索协作的价值。合思档案致力于帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，推动会计档案价值的深度应用。在这个过程中，合思档案将与企业一同成长，为企业的数智化转型提供有力支持。

功能模块：多样方案，提升档案使用效率

• 大数据解决方案：海量数据高效管理
  合思档案的大数据解决方案犹如一个强大的智能管家，能够支持百亿级单据量的匹配关联。在面对海量数据时，它能实现秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。企业无需再为海量数据的管理而烦恼，通过合思档案的大数据解决方案，能够轻松实现档案数据的高效利用，提升档案使用效率。
• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  档案扩展解决方案为企业提供了灵活的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是何种类型的档案，合思档案都能将其纳入管理体系，为企业提供全面、高效的档案管理服务，进一步提升档案使用效率。
• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案是合思档案的一大亮点。通过可视化的规则引擎，它提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。这不仅提高了档案管理的准确性和可靠性，也为企业的财务安全提供了有力保障，从而提升档案使用效率。
• 共享调阅解决方案：满足精细查阅需求
  共享调阅解决方案能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，同时具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。使用人员可以快速查找完整的业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。在这个过程中，企业能够更加高效地获取所需档案信息，提升档案使用效率。

功能亮点：创新便捷，确保合规

• 便捷调阅：打破空间限制
  合思档案的便捷调阅功能独具特色。它无需打印，采用混序归集免组装的方式，打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。用户可以通过关键词检索，快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。此外，它还融合了“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标的落地，有效提升档案使用效率。
• 合规检测：保障数据安全
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。检测结果可查阅、可追溯，保障了业务数据的完整性，进一步提升了档案使用效率。

产品优势：连接合规，灵活迭代

• 广泛连接：数据采集无死角
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它就像企业全面数字化收尾的“兜底”系统，将企业各个环节的数据进行整合，为企业提供全面、准确的档案信息，提升档案使用效率。
• 自动归档：减少人工干预
  合思档案拥有强大的规则匹配能力，能够实现100%自动归档。最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了档案管理的效率，还降低了人为错误的风险，确保档案数据的准确性和及时性，提升档案使用效率。
• 合规管理：符合政策要求
  合思档案是符合国家政策要求的档案系统，严格遵循《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等相关政策。它为企业提供了合规的电子会计档案管理解决方案，让企业无需担心合规风险，专注于业务发展，提升档案使用效率。
• 灵活迭代：应对变化挑战
  合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力。它不仅能够满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化和政策调整。企业在使用合思档案的过程中，无需担心系统落后的问题，能够始终享受到最新、最优质的服务，提升档案使用效率。

目标用户与应用场景：精准服务，满足多元需求

• CEO/高管：决策数智化，降本增效
  对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在当前经济环境下，帮助企业打响数字化转型决胜之战。同时，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，进一步提升档案使用效率。
• 归档员/财务：高效工作，透明流转
  归档员/财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，更好地为企业的财务工作服务，提升档案使用效率。
• 外部审计：在线审计，便捷高效
  对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和便捷性，提升档案使用效率。

成功案例：实际效果，有目共睹

• 海亮教育：无纸化转型，效率飞升
  海亮教育此前面临着财务办公室无纸化的挑战。在使用合思档案后，完成了所有作业和数字化拼图。其所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分体现了合思档案在提升档案使用效率和企业运营效率方面的显著效果。
• 徐福记：全集团无纸化，管理升级
  徐福记拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，档案使用效率也得到了显著提高。
• 中交水规院：单套制落地，成本降低
  中交水规院通过合思档案的单套制解决方案，有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，档案使用效率大幅提升。
• 金牌橱柜：响应政策，便捷查阅
  金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，提升了档案使用效率，为企业的发展提供了有力支持。

在当前的形势下，无论是政策推动、合规要求，还是在经济寒冬帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业提升档案使用效率，实现数字化转型。合思档案地点覆盖北京、上海、杭州等多地，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，企业可通过多种方式联系体验合思档案带来的优质服务。如果您想提升企业的档案使用效率，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型的新篇章。