合思档案：解锁数电票时代财务档案管理新密码

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策明确，到2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。在收票环节，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力，满足一定条件时可仅以电子形式归档；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的管理要求极为特殊，它需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要写入财务入账信息。企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题；财务人员则被档案数据量大、整理工作繁琐枯燥所累；业务人员在报销纸质票据时，也饱受流程繁琐之苦。同时，传统纸质档案管理还存在着诸多成本问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本则是手工装册归档工作量大，查询调阅的数据难以有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决这些棘手的问题。

合思档案：财务档案管理的智慧之选

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。此外，合思档案拥有多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

核心功能：专业与创新的完美融合

• 多源采集：数据获取的便捷之道
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。通过自动生成式Open API，它能够实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。在财务审计与发票管理中，这种多源采集功能可以确保各类发票和财务数据准确无误地被采集，为后续的管理和审计工作奠定坚实基础。

• 智能制档：高效匹配的智慧引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它借助规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，能减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射，还能让查阅更便捷，完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行多档案类型的业务字段映射。在财务审计与发票管理过程中，智能制档可以快速准确地将发票与相关凭证进行匹配，提高审计效率。

• 专用版式：灵活存储的创新模式
  合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，还能自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，让档案更具扩展性和灵活性。在处理财务审计与发票相关档案时，这种专用版式可以根据企业需求进行定制，方便对发票和相关财务数据的管理和查阅。

• 双模检测：合规保障的坚实防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件和文件间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在财务审计与发票管理中，双模检测可以确保发票和相关财务数据的合规性，为企业的财务安全保驾护航。

优势凸显：对比传统管理的卓越之选

• 成本优势：降本增效的显著成果
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用。而合思档案能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，降低存储和人力成本。在财务审计与发票管理方面，降低成本意味着企业可以将更多的资源投入到核心业务中，提高企业的竞争力。

• 效率优势：高效办公的有力支撑
  在传统档案管理中，财务人员整理档案数据量大、手动匹配核对繁琐，业务人员报销纸质票据流程繁琐，查询调阅效率低。合思档案可实现100%自动归档，减少人工介入，检索效率提升90%，还能通过关键词检索快速定位相关档案。在财务审计与发票管理过程中，高效的管理可以缩短审计周期，提高工作效率。

• 合规优势：合规经营的可靠保障
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等合规风险。合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，保障财务档案管理合规。在财务审计与发票管理中，合规性是企业必须遵循的原则，合思档案可以帮助企业避免因合规问题带来的风险。

• 数据利用优势：挖掘数据价值的利器
  传统档案管理档案数据没有汇总整理，难以分析利用。合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在财务审计与发票管理中，通过对发票和财务数据的分析，可以为企业的决策提供有力支持。

案例见证：实际应用的卓越成效

• 大型单据企业：管理升级的成功典范
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min。在财务审计与发票管理方面，该企业通过合思档案实现了发票和财务数据的高效管理，提高了审计效率。

• 集团型企业：标准化管理的突破
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在财务审计与发票管理中，该集团型企业通过合思档案实现了发票和财务数据的统一管理，提高了审计的准确性和效率。

• 低效管理企业：全面提升的变革
  某企业档案管理存在低效现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案管理痛点多等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。使用后实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在财务审计与发票管理方面，该企业通过合思档案解决了发票和财务数据管理的难题，提高了审计效率和质量。

• 教育集团企业：流程简化的创新
  中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。使用后以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在财务审计与发票管理中，该教育集团通过合思档案实现了发票和财务数据的高效管理，提高了审计效率和财务管理水平。

合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的财务档案管理更加高效、合规、智能。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。它凭借广泛连接的能力、强大的规则匹配能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够不断满足企业日益变化的档案管理需求，助力企业实现全面数字化。合思秉承以客户为中心的服务理念，将持续聆听用户需求进行产品迭代，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。