在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待加强。如今，数电票快速扩张，在收票方面，电子发票的接收需确保合法合规；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同程度的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也因流程繁琐而耗费大量时间。
同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室等存储空间；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件不够精细；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的解决方案，助力企业实现财务流程自动化。
合思档案：多场景适配的财务流程自动化方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，推动财务流程自动化。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可实现应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，进一步促进了财务流程自动化。
六大场景解决方案则涵盖了多个方面。档案扩展解决方案可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角对档案证据链进行完整性检测，保障财务合规；共享调阅解决方案支持多维度、多视角、多渠道的档案调阅；数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化；实物备查解决方案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位；大数据解决方案能够处理百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询，全方位推动财务流程自动化。
合思档案核心功能：全方位保障财务流程自动化
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多源采集：灵活集成数据
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保各类数据都能顺利采集，为财务流程自动化提供基础数据支持。 -
智能制档：高效整合数据
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，方便用户了解制档进度。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，提升了财务流程自动化的效率和质量。 -
档案管理：精准管控权限
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录也可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案管理的规范性和安全性，促进财务流程自动化的有序进行。 -
档案应用：多维检索与便捷调阅
档案应用功能强大，多维检索能够满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索以及批量检索。一站式预览实现穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据等与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，为企业提供了便捷的档案应用体验，进一步推动财务流程自动化。
合思档案应用案例：见证财务流程自动化实效
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案例一：高效管理海量单据
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务与财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理更加规范化，企业成本显著降低。数据指标显示，凭证与单据关联次数达350亿次，充分体现了合思档案在实现财务流程自动化方面的强大能力。 -
案例二：助力集团型企业标准化管理
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了显著的管理成效。实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸，有效推动了企业的财务流程自动化。 -
案例三：解决档案管理痛点
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业带来了显著的效益提升，实现了财务流程自动化。 -
案例四：简化教育集团会计管理流程
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难等，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，有力地促进了财务流程自动化。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有众多成功的客户案例，如广东某高校、中交集团、好想味等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案，企业可以放心选择。如果您想进一步了解合思档案如何助力企业实现财务流程自动化，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序，还可以免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
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