在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。本文将深入剖析电子凭证数字化转型的市场形势，探讨企业传统档案管理的痛点，并详细介绍合思档案如何凭借其独特优势解决这些问题，为企业带来全新的价值。
电子凭证数字化转型：时代浪潮下的必然趋势
随着科技的不断进步，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。曾经电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把钥匙，能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。在当前经济环境下，企业面临着各种挑战，而电子凭证全流程无纸化可以有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在线文件共享在这一过程中发挥着重要作用，它使得电子凭证能够更高效地在各个环节流转，为企业的数字化转型提供有力支持。
传统档案管理痛点：企业发展的绊脚石
许多企业在传统档案管理中遭遇了诸多难题，这些问题就像一个个沉重的包袱，阻碍着企业的发展。
以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司存在归档难的问题。财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，就像在茫茫大海中寻找珍珠一样艰难。而且，档案遗失情况难以避免，一旦档案遗失，就可能给企业带来不必要的麻烦。查找慢也是一个突出问题，纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，存在不合规的风险。
高新兴科技集团也面临着类似的困扰。该集团档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，档案利用效率低下。在线文件共享的缺失，使得这些问题更加突出，企业急需一种新的解决方案来打破困境。
合思档案策略：打通全链无纸化之路
合思档案就像一位睿智的领航者，为企业提供了全面的解决方案。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，真正实现了数字化。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供全方位财务数智化服务。在这个过程中，在线文件共享贯穿始终，使得电子凭证能够在各个环节无缝流转，提高了工作效率，降低了成本。
合思档案核心模块：构建智能管理体系
合思档案的功能蓝图犹如一座精心设计的大厦，涵盖了多个核心模块。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，电子会计档案全生命周期管理。智能采集模块通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够高效地采集电子凭证。预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，为电子凭证的归档做好准备。基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案管理的规范化和安全性。档案服务模块提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
业务层包含内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层有辅助审计、证据方案库等。通过这些模块的协同工作，合思档案构建了一个智能管理体系，实现了在线文件共享的高效运作。
合思档案竞争优势：全流程卓越体验
合思档案具有诸多竞争优势，就像一颗璀璨的明珠，在市场中脱颖而出。
它实现了全流程合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，提高了采集效率。档案制档智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。档案管理精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。档案利用多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提供了便捷高效的利用体验。
自动化归档告别了重复性工作，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。在线文件共享在其中起到了关键作用，使得档案信息能够及时、准确地传递和共享，为企业的管理决策提供有力支持。
合思档案成功案例：实力见证价值
合思档案的价值已经在众多企业中得到了验证。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。这些成功案例充分证明了合思档案的实力和价值，也为其他企业提供了借鉴和参考。在线文件共享在这些案例中发挥了重要作用，使得企业能够更加高效地管理档案，提升了企业的竞争力。
合思服务体系：全方位贴心保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在线文件共享在服务体系中起到了桥梁的作用，使得合思能够更好地与客户沟通和协作，为客户提供更加个性化的解决方案。
合思档案价值与前景：开启企业新征程
合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它就像一股清泉，为企业注入了新的活力。
截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，这体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案的发展前景十分广阔。它将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的服务，推动企业的数字化转型。
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