发票电子化浪潮下，合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化飞速发展的当下，发票电子化的趋势锐不可当。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理面临全新挑战。发票电子化时代的到来，使得企业信息化建设的短板愈发明显，亟待弥补。

因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合的过渡阶段，企业各个层面都面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、占地空间大的问题，且档案数据缺乏汇总整理，难以有效分析利用；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的困境，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交过程繁琐，浪费了大量时间。

此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和大量的存储空间需求；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效率；以及高合规风险，如电子会计凭证缺乏有效管理和纸质档案可能因不可抗力损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节的纸质文件存储问题仍未得到解决。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的档案管理解决方案。

专属定制：合思档案多角色解决方案

合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，满足企业多样化的档案管理需求。

对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘出财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，企业可以降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在数字化转型的道路上迈出坚实的一步。

对于归档员和财务人员，合思档案大大提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的目标。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还配备六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票电子化后的发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

功能卓越：合思档案全面剖析

合思档案拥有强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面。

在多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件和电子文件等零散会计资料，它还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，通过字段映射，查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

档案管理功能丰富且强大。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建和设置表单主键。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案应用方面，合思档案实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，能快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览和穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点：合思档案独特优势

合思档案具有多个核心亮点，为企业提供了全方位的档案管理保障。

大数据解决方案是合思档案的一大特色。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它能够支撑各类归档格式转化，秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，具备元数据级检索、海量数据秒级查询能力。在数据存储方面，采用海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

价值凸显：合思档案效益显著

合思档案为企业带来了显著的价值。

在降本增效方面，它让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。

作为电子会计档案管理平台，它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

场景丰富：合思档案应用广泛

合思档案在企业的不同业务环节都有出色的应用。

在业务流转环节，企业可以上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等。对于仅年报及其他永久保存价值会计资料和少量纸质会计资料进行打印。

在档案采集环节，进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作，确保档案采集的准确性和高效性。

在档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档，提高了制档的效率和质量。

在档案管理环节，以全量电子会计档案为主，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等。企业可以主动利用电档进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等，同时有必要且少量的纸质档案作为辅助备查。

案例见证：合思档案实力验证

众多企业的成功案例充分证明了合思档案的卓越性能。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。它简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案脱颖而出

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势。

它在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，应收尽收。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。它打破物理空间限制，支持在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应发票电子化管理要求的特殊性。

合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，确保电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

在发票电子化的浪潮下，合思档案助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，未来将持续为企业提供更优质的服务和解决方案。

合思档案在多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，见证了其卓越的性能和显著的成效。企业不应错过这一提升档案管理水平的良机，赶快行动起来选择合思档案，还可免费试用，开启高效的档案管理之旅。