在当今数字化浪潮席卷的时代，教育行业也在不断探索创新的管理模式，以适应快速发展的需求。海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，正积极朝着全球优质教育服务引领者的目标迈进。在这一征程中，推进电子化战略成为了海亮教育科技提升管理效率、降低成本的关键举措。
业务困局：传统管理模式的痛点显现
海亮教育科技服务集团在业务不断拓展的过程中，传统的管理模式逐渐暴露出诸多问题。企业业务、财务系统繁多且相互独立，数据之间难以实现互通。这就导致结构化数据的提取犹如大海捞针，困难重重。在发票管理方面，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下绿色办公的理念背道而驰。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着较大的风险。同时，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的精力在这些繁琐的工作上。
更重要的是，企业无法充分发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅不留痕，多人借阅也难以实现，导致档案资产的利用效率极低。在推进电子化战略的大趋势下，海亮教育科技急需找到一种有效的解决方案来打破这些困境。
合思方案：量身定制的财务数智化良方
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，针对海亮教育科技服务集团的问题，提供了一套专业且针对性强的解决方案，有力地推进了电子化战略的实施。
档案数据来源多元化是合思方案的一大亮点。一方面，通过先进的OCR技术，自动识别和整理各类电子文档信息，让电子档案的管理更加高效。另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本，实现了实物档案的电子化管理。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的各种报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。这确保了企业档案的全面性和完整性，为企业的决策提供了有力的数据支持。
自动归档功能是合思方案的核心优势之一。根据预设规则，系统能够对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。员工无需手动进行繁琐的档案整理工作，大大提高了工作效率。
此外，合思还设有自助OA，为员工提供了一个方便快捷的在线平台。员工可以在该平台上轻松提交申请并进行审批流程，实现了办公流程的电子化。同时，集成金蝶EAS系统，支持企业的日常运营和管理活动，进一步提升了企业的管理水平。
严谨实施：推进电子化战略的步步为营
合思为海亮教育科技服务集团实施解决方案的过程严谨有序，每一步都紧密围绕推进电子化战略展开。
首先，对原有的纸质档案进行数字化处理。这是实现档案电子化管理的基础工作，通过专业的扫描设备和技术，将大量的纸质档案转换为数字形式，以便于保存和使用。
接着，利用OCR技术自动识别和整理电子档案信息。该技术能够快速准确地识别文档中的文字和数据，并进行分类和整理，大大提高了电子档案的管理效率。同时，将实物档案转换为数字化副本，实现了实物档案的电子化存储。
然后，按照预设规则对收集到的各类档案数据进行分类和处理，实现自动归档。系统根据档案的类型、时间、来源等因素，将数据自动分配到相应的文件夹中，确保信息的有序性和可追溯性。
最后，搭建自助OA在线平台和集成金蝶EAS系统。这两个系统的搭建为员工提供了更加便捷的操作方式，同时也为企业的管理提供了有力的支持。员工可以在平台上随时随地提交申请、查询审批进度，企业管理者可以通过系统实时了解企业的运营情况。
显著成效：电子化战略带来的效益提升
在推进电子化战略的过程中，海亮教育科技服务集团实施合思的解决方案取得了显著的成效。
档案整理匹配效率大幅提升，达到了90%。这意味着员工在处理档案工作时，能够更加快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。存储空间减少了72%，企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼，降低了存储成本。每年纸张打印成本节约了3万元，这不仅节省了开支，还符合绿色办公的理念。
人员配置也得到了优化，财务人力减少了3人。企业可以将这些人力资源投入到更有价值的工作中，提高企业的整体竞争力。这些成效充分证明了合思解决方案在推进电子化战略方面的有效性。
高度评价：电子化战略的认可与赞誉
海亮教育科技服务集团对合思的解决方案给予了高度评价，这进一步彰显了推进电子化战略的成功。
自动封装接口数量增加了40多个，这不仅降低了开发成本，还提高了系统的集成度。通过广泛连接业务、财务异构系统，实现了档案的应收尽收，确保了企业数据的完整性和准确性。
自动组装便捷借阅功能让档案的借阅更加方便快捷。以电子会计档案为核心形成的多向网状管理结构，实现了档案的多维度穿透查询。电子借阅成为主要方式，简便高效，实现了自动化作业，降本增效。财务数据自动化率达到了99.96%，企业不再需要手动处理大量的事务性工作，节省了大量的时间和资源。
行动号召：携手合思，共赴电子化战略新征程
合思凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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