在企业的日常运营中，传统档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大而发愁，像纸质凭证输出的耗材成本居高不下，还需要大量的档案室、档案柜来存放档案，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。
财务人员的工作更是苦不堪言，每月要处理海量的档案数据，如10万 + 的送货单、1万 + 的验收单等，档案管理财务编制多达10 – 15人。整理这些数据不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。
业务人员在出差、招待后进行报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了他们大量的时间和精力。同时，传统档案管理还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，遇到不可抗力还可能导致纸质档案损坏，存在较高的合规风险。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业档案管理带来了新的曙光。
合思档案：多元场景管理专家
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。
六大场景解决方案涵盖大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等。例如，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。
合思档案的解决方案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，能够满足CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求，为不同企业场景下的档案管理提供了全面的支持。
核心功能：智能电子单据管理利器
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多源采集：灵活高效获取数据
合思档案的多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，为企业的数据获取提供了更多的选择，满足了不同企业的需求。 -
智能制档：高效精准关联匹配
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让档案管理更加高效精准。 -
专用格式版式文件：轻量存储个性定制
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，降低了企业档案存储成本。同时，还支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足了企业的个性化需求。 -
双模式检测：保障数据真实可用
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，为企业的档案管理提供了可靠的保障。
使用收益：智能电子单据管理价值凸显
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降本增效：节约成本提升效率
使用合思档案能够带来显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本和整理成本，如能实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约。同时，检索效率也能得到大幅提升，达到90%。而且，还能保证管理合规性，实现100%的管理合规。 -
连接闭环：补足信息化建设空白
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的管理更加顺畅。 -
数据活化：实现数据价值转化
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，从数据到决策，为企业的发展提供了有力的支持。 -
资源重组：提升企业效益
通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。
典型场景：智能电子单据管理全面应用
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共享调阅场景：满足多维度查阅需求
共享调阅场景可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。 -
数电票管理场景：实现全流程闭环管理
数电票管理场景提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。 -
实物备查场景：线上线下高度关联
实物备查场景能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。例如，支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度。 -
档案移交、鉴定、销毁场景：全流程线上管控
档案移交、鉴定、销毁场景实现全流程线上化管控。电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。
客户见证：智能电子单据管理成效显著
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
如果您也想解决企业档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com了解更多合思档案解决方案详情，还可免费试用，开启智能电子单据管理新体验。
