在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，其在财务数字化转型方面的探索与实践，为众多企业提供了宝贵的借鉴。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的产品品质和技术实力，成为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的强大实力和创新能力。如此优秀的企业，在财务数字化转型过程中又经历了怎样的故事呢？让我们一同深入了解其费用支付审批数字化转型的案例。
转型前的困境：费用支付审批难题待解
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司自建了费控、采购、销售、生产制造管理系统及基于OA的报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。这些系统在实际运行中暴露出诸多问题，费用支付审批流程变得异常复杂。
多系统操作体验差，让员工苦不堪言。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，不仅浪费了大量时间和精力，还容易出现操作失误。而报销数据需要财务手工录入，发票验真、查重也都依赖手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，费用支付审批的合规性面临巨大挑战。
系统割裂、数据分散、信息滞后，更是让费用支付审批难上加难。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，费用支付审批缺乏有效的数据支持和管控机制。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给费用支付审批带来了极大的压力。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了费用支付审批的难度。
合思解决方案：为费用支付审批量身定制
面对动力源在费用支付审批方面的诸多难题，合思为其提供了一套全面而有效的解决方案，采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用支付审批提供了准确的数据支持。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了费用支付审批流程，提高了工作效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。这使得动力源的各个系统之间能够实现数据的顺畅流通，为费用支付审批提供了更加全面和准确的信息。
实施步骤：稳步推进费用支付审批变革
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，旨在逐步优化动力源的费用支付审批流程。
首先进行系统集成的基础工作。将HR系统和BPM系统的数据与合思费控对接，确保基础数据和业务数据的同步。这是整个实施过程的基石，为后续的流程优化和自动化操作提供了数据保障。通过数据同步，费用支付审批可以基于准确的人员信息、订单信息等进行，提高了审批的准确性和效率。
接着，逐步推广无需报销模式。引导员工在合思商城进行因公消费，规范消费流程和审批流程。在这个过程中，加强对员工的培训和宣传，让他们了解无需报销模式的优势和操作方法。随着员工逐渐适应新的消费和报销模式，费用支付审批的合规性和效率得到了进一步提升。
最后，利用合思BI和开放平台，对系统进行优化和调整。根据动力源不断变化的业务需求，对费用支付审批流程进行持续改进。合思BI可以提供详细的数据分析和报表，帮助企业了解费用支付审批的情况，发现潜在问题并及时解决。开放平台则可以方便地与其他系统进行对接，进一步拓展系统的功能和应用范围。
转型成果：费用支付审批效率显著提升
动力源实施合思解决方案后，在费用支付审批方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。同时，也减少了财务部门的工作压力，使财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。通过自动化的报销流程和数据处理，财务人员不再需要进行大量的手工录入和审核工作。这不仅降低了人力成本，还减少了人为错误的发生，提高了费用支付审批的准确性和合规性。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和实惠。同时，也加强了对费用的管控，确保费用支付审批更加合理和有效。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力做更有价值的工作。例如，财务人员可以将更多的时间用于财务分析和决策支持，为企业的发展提供更有力的财务保障。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信赖。
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