合思档案：开启企业高效合规财务审计新篇章

在当今纸电混合的时代，企业在传统会计档案管理方面可谓是“痛点满满”。企业高管们常常面临着纸质档案管理成本巨大的难题，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的空间，而且由于档案数据未进行有效的汇总整理，使得这些数据难以进行分析和利用。对于财务人员来说，处理海量的档案数据就像陷入了一场永无止境的“数据迷宫”，整理工作耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员也不好过，出差、招待后报销的纸质票据留存再上交，流程繁琐又耗时。

企业为此承担着高昂的成本。一方面是高显性成本，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；另一方面是高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案就可能遭到损坏。

即便企业在推行数字化的过程中，通过多种系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然无法解决纸质文件的储存问题，还有数据存储线下载体的存在，严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求更是让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票必须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业财务审计工作也面临着诸多挑战，而合思档案的解决方案无疑是一场“及时雨”。

合思档案：多场景档案管理的“智慧锦囊”

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个强大的“连接器”，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（如自定义档案、实物备查解决方案等），此外还有大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种方案。

针对不同的角色，合思档案提供了相应的解决方案。对于CEO/高管来说，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业财务审计提供有力的数据支持。对于归档员/财务而言，可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，让数据全流程透明流转，这也有助于企业财务审计工作的顺利开展。对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，大大提高了企业财务审计的工作效率。

在业务及管理流程上，合思档案的单套制解决方案实现了实物流转和电轨运行的有机结合。实物流转包括业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，而电轨运行则实现了线上一套电子数据的管理，使得财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务，档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，为企业财务审计提供了清晰的脉络。

核心功能亮点：档案管理的“秘密武器”

• 多源采集：数据汇聚的“高速通道”
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成的要求，提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业财务审计所需数据的全面性和准确性。

• 智能制档：数据整合的“魔法之手”
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，四性检测满足国家档案局的相关要求，为企业财务审计提供了可靠的数据保障。

• 档案管理：精细管控的“安全堡垒”
  在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业财务审计的权限控制和数据管理提供了有力保障。

• 档案应用：高效查询的“便捷钥匙”
  合思档案的档案应用功能十分强大。多维检索能够满足多场景的查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它还具有多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现了电子与实物档案的高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认 & 扫码装盒、扫码上架等功能，大大提高了企业财务审计的查询效率。

用户收益：降本增效的“财富密码”

合思档案能够为企业带来显著的降本增效。它能更有效地“收紧钱袋子”，让企业彻底告别传统手工归档。档案不打印，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，这无疑为企业财务审计减轻了成本压力。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使得企业财务审计能够在一个完整的链条上进行，提高了审计的准确性和效率。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现了数据价值。它还能实现资源重组，让企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业财务审计提供了更有价值的数据支持。

典型场景：广泛适用的“多面能手”

• 数电票场景：全流程管理的“护航使者”
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理，为企业财务审计在数电票管理方面提供了全面的解决方案。

• 实物备查场景：创新管理的“智慧助手”
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。它具有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，为企业财务审计在实物档案管理方面提供了新的思路和方法。

• 大数据场景：数据价值挖掘的“利器”
  数电票时代，企业电子数据呈爆发式增长。合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力，为企业财务审计在大数据处理方面提供了强大的支持。

• 档案扩展场景：灵活管理的“拓展先锋”
  合思档案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节，为企业财务审计在档案管理范围拓展方面提供了灵活的解决方案。

客户成功案例：实力见证的“金字招牌”

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。例如，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为企业财务审计提供了高效的数据管理基础。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关文件及试点单位要求，保护了电子会计凭证的原生性，满足了企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业财务审计提供了合规、高效的档案管理模式。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业财务审计提供了清晰的档案管理结构。

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，为企业财务审计在规模扩张下的高效管理提供了成功范例。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业财务审计工作。

合思档案拥有专业的研发团队和服务网络，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和技术支持。合思档案已经获得众多企业的认可，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也想开启高效、合规的会计档案管理之旅，提升企业财务审计的效率和质量，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序，了解更多关于合思档案的信息并开启免费试用，亲身感受合思档案的魅力。