在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化已成为众多企业提升效率与效益的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，在财务数字化道路上的探索与实践，为我们提供了一个极具参考价值的范例。合思凭借其专业的财务数字化解决方案，助力动力源成功解决了财务数字化难题，实现了效率与效益的双提升。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。动力源使用了合思费控、合思商城、合思BI和开放平台等产品，应用于无需报销、商旅出行、销售费用管理、预算管控、系统集成、报表分析等场景，涉及营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等多个部门。
业务迷局：动力源的现状与痛点
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果存在较大差距。
多系统操作体验差，手工录入合规难。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量的时间，还容易出现信息遗漏和错误。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整和优化。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销管理的难度。出差报销标准在如此复杂的业务场景下，执行起来也面临诸多挑战。
合思妙方：为动力源定制解决方案
面对动力源的诸多难题，合思为其提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，同时也确保了出差报销标准能够在系统中得到有效执行。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合公司的出差报销标准，真正实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思的系统连接能力也非常强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也让出差报销标准的管理更加透明和高效。
落地之策：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊，分为三个关键步骤。
首先是系统集成。合思团队完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作，确保基础数据和业务数据能够在合思费控系统中有效流通和使用。这一步骤为后续的流程优化和数据共享奠定了坚实的基础，也为出差报销标准的统一管理提供了数据支持。
其次是搭建无需报销的流程体系。合思明确了业务人员因公消费的免垫资、免开票规则，以及财务统一对账、结算和凭证生成的具体步骤和操作规范。在这个过程中，出差报销标准被融入到每一个环节，确保员工的消费行为符合公司的规定。
最后，运用Open API和自定义流程引擎技术，与第三方系统进行标准化对接。实现待审批信息自动同步和业务数据跨系统同步应用，让整个业务流程更加顺畅，也让管理者能够实时掌握出差报销标准的执行情况。
成效显著：动力源收获的成果与效益
合思解决方案的实施，为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这一变化不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性。同时，出差报销标准的执行更加严格和规范，避免了不必要的费用支出。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和预算规划等。在这个过程中，出差报销标准的管理也更加科学和精准。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。出差报销标准在全程管控中得到了有效落实，为企业的成本控制提供了有力保障。
客户心声：动力源的高度评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源对合思的解决方案给予了高度评价，也对合思在出差报销标准管理方面的专业能力表示认可。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的行业经验和成功案例，能够为不同企业提供定制化的财务数字化解决方案。众多像动力源这样的专精特新企业选择合思后，都取得了显著的降本增效、合规经营和低碳运营成果。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启您的财务数字化转型之旅。
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