在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型的步伐正不断加快。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。然而，在传统报销模式下，企业面临着诸多难题。会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境成为制约企业财务效率的瓶颈。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大的要求，不仅成本高昂，而且难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代化的管理要求。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在进行财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同样，COMMUNE 幻师也存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。这些企业在报销信息整理过程中面临的痛点，凸显了推出合思档案的必要性。
合思档案：财务数智化的全能伙伴
合思档案是北京合思信息技术有限公司精心打造的一款产品。该公司创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖掘更多的净利润。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，借助合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源发挥出更大的价值。在报销信息整理方面，合思档案为企业提供了强大的支持，让繁琐的报销流程变得更加高效。
核心功能：打造高效报销信息整理体系
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。这一管理体系涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集环节，合思档案采用开放式接口互联，实现自主采集。通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速准确地采集报销信息。同时，对于大文件会自动切割，对数电票进行自动化解析，大大提高了报销信息整理的效率。
在预归档服务方面，合思档案集成了多种服务，利用规则引擎和元数据服务等，对采集到的报销信息进行初步处理。在档案制档时，能够实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保报销信息的准确性和规范性。
基础管理环节是合思档案的重要组成部分。它具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的功能，同时采用水印管理，档号符合国标要求。在报销信息整理过程中，能够对档案进行有效的存储、检索、借阅和销毁等操作，保障了档案数据的安全和完整。
档案服务则为企业提供了更多的增值功能。例如辅助审计、项目管理和统计分析等，通过多维检索和一站式预览，企业可以快速找到所需的报销信息。在线借阅和异构系统联查功能，让报销信息的获取更加便捷。实物混序归档和可视化盘点档案数据，进一步提高了档案管理的效率。
自动化归档是合思档案的一大优势，它告别了重复性工作，让报销信息整理变得更加轻松。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。在报销信息整理方面，大大节省了企业的成本和时间。
行业应用：多领域见证合思档案卓越成效
合思档案在不同行业都有广泛的应用，为企业解决了报销信息整理等财务档案管理方面的难题。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的效果。在报销信息整理过程中，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。合思档案为其实现了便捷利用，一键联查，工作效率得到有效提升。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，让报销信息的管理更加科学。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，在报销信息整理和财务档案管理方面有了质的飞跃。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。通过无纸化管理，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本 50%，提高了效率。对档案数据进行深度分析，满足了内审需求，让报销信息的处理更加规范和高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，在报销信息整理和档案管理方面也有出色表现。档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，让报销信息的整理更加有序。
帆书使用合思档案后，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。合思档案保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。提升了档案整理效率，消除了档案整理 + 组装所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案查阅场景，提升了借阅效率，在报销信息整理方面为企业带来了巨大的便利。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，高效的财务档案管理显得尤为重要。合思档案能帮助企业解决传统财务档案管理的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。若您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨选择合思档案，开启财务数智化新征程。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址 www.hosecloud.com 了解更多信息。扫描二维码可了解合思档案，查看更多实际案例。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其在报销信息整理等方面的卓越性能，让企业的财务管理更上一层楼。
