合思档案：开启报销单管理与电子会计档案新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业正面临着前所未有的变革与挑战，尤其是在数电票时代，报销单管理与企业的财务档案管理成为了亟待解决的重要课题。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员在报销单管理与档案管理方面都面临着诸多困境。企业高管承受着纸质档案管理成本居高不下的压力，不仅储存占地大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，报销单的整理耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作效率低下。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间和精力，影响了正常的业务开展。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这无疑增加了企业的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，这些隐形成本也不容忽视。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，企业面临着较高的合规风险。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案正是顺应这一时代需求的创新产品。

合思档案：报销单管理与财务数智化的领航者

合思创立于2014年11月，始终致力于云产品服务的创新，以数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据着市场占有率第一的领先地位。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务，其中报销单管理是其重要的一环。它不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还配备了六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，确保报销单等各类档案应收尽收。

目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强的荣誉，并通过了SOC1、SOC2安全认证以及信息安全等级保护三级认证，其可靠性和安全性得到了充分的验证。

合思档案核心功能：报销单管理的智慧引擎

• 多源采集：数据获取的便捷之道
  在报销单管理中，数据采集是基础且关键的环节。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，支持单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为报销单等档案数据的采集提供了极大的便利。

• 智能制档：数据整合的高效利器
  合思档案在报销单管理方面的智能制档功能堪称一绝。会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装。通过整合零散数据，形成完整的业务链组合数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保报销单等档案的质量。

• 档案管理：精细管控的有力保障
  在档案管理方面，合思档案对报销单等档案进行了精准管控。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为报销单等档案的管理提供了有力的保障。

• 档案应用：多维查询的便捷体验
  合思档案的档案应用功能为报销单管理带来了全新的体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，方便企业对报销单等档案进行全方位的应用和管理。

合思档案VS传统档案管理：报销单管理的优势尽显

• 成本优势：降本增效的显著成果
  在成本方面，合思档案为企业带来了显著的节约。它能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%，还能减少档案室、档案柜等存储空间需求，降低纸质凭证输出耗材成本。例如，某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元降低到22,835元。在报销单管理中，这些成本的节约同样显著，大大减轻了企业的负担。

• 效率优势：高效运作的有力支撑
  合思档案在报销单管理方面的效率优势十分明显。它可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，检索效率提升90%。某企业使用后，档案匹配耗时减少84%、档案查询耗时减少80%，原本总分公司查找会计凭证耗费810小时/年，使用后大幅降低。这使得企业在报销单管理等档案管理工作中能够更加高效地运作。

• 合规优势：合规管理的坚实保障
  合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。在报销单管理中，肯定电子会计档案法律效力，满足相关条件可以仅以电子形式归档，通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，保障财务合规，为企业的合规运营提供了坚实的保障。

• 数据处理优势：海量数据的高效应对
  在当今大数据时代，传统的数据管理方式已难以满足海量电子数据的存储与应用需求。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在报销单管理中，能够高效处理大量的报销单数据，确保数据的准确和及时处理。

合思档案成功案例：报销单管理的实践典范

• 某大型企业：流程精简与人员增效
  某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，报销单管理也面临着诸多挑战。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。在报销单管理方面，简化了装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，流程精简，财务人员增效显著。

• 集团型企业：标准化与效率提升
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，报销单管理也缺乏规范性和高效性。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。在报销单管理中，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据整合与成本节省
  一家存在低效档案管理现状和诸多痛点的企业，在报销单管理方面也面临着数据分散、流程繁琐等问题。使用合思档案的单套制管理方案，通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，报销单管理的效率和质量得到了极大的提升。

• 教育集团：管理结构优化与效率提高
  中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题，报销单管理也存在诸多不便。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在报销单管理中，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案：报销单管理与企业数字化转型的未来之星

合思档案在报销单管理和企业电子会计档案管理方面具有显著的价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，尤其是在报销单管理方面，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和成功的应用案例，将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，未来将持续为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，尤其是在报销单管理方面不断创新和优化。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和可靠的产品质量，未来有望在电子会计档案管理领域，特别是报销单管理方面取得更大的突破和发展。如果您想体验合思档案在报销单管理等方面的卓越功能，不妨免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章。