在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，更是标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。
然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用遭遇了诸多难题。凭证类型繁杂、格式多样、协同困难以及易丢失等问题，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司挺身而出，凭借其为企事业单位提供财务数智化产品和服务的专业能力，通过敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，助力企业在电子凭证数字化转型的道路上披荆斩棘。
数字阅读巨头的财务管理困境
在数字阅读领域，有一家知名的头部品牌企业，它在行业内占据着重要地位。随着企业的不断发展壮大，其在财务管理方面却面临着重重挑战。
该企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程出现断裂，这使得数据整合的难度大幅增加。由于数据无法有效整合，费用管控难以落地，预算超标成为了家常便饭。差旅费用优化迫在眉睫，可现有的管理模式却让这一目标难以实现。
在日常工作中，每个财务月均需要处理 500 多张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，工作效率极低。不仅如此，全业务数据均需打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，不得不花费大量时间在海量的纸质文件中翻找，这种低效的管理方式显然无法适应企业快速扩张的需求，差旅费用优化更是无从谈起。
合思打造的数字化解决方案
面对该企业的财务管理困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务的准确性，使得企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在财务及时性方面，结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，到年底预计可以达到 T + 5，大大提高了财务工作的效率。
在员工体验方面，该解决方案实现了员工灵活覆盖因公消费全场景。员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了企业管理以人为本。这不仅提升了员工的满意度，也为差旅费用优化提供了有力支持。
同时，合思的解决方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
合思方案带来的显著成效
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，大大提升了实物档案查找效率，为差旅费用优化提供了坚实的基础。
在降本方面，差旅超标情况得到了有效控制，预算超额情况得到了明显改善。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为差旅费用优化提供了合规保障。
在先进性方面，合思的解决方案实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，为企业的数字化转型树立了先进典范，有力地推动了差旅费用优化。
合思方案优势与数字化转型展望
合思的解决方案帮助企业实现了财务全流程数字化闭环，提升了财务管理效率，降低了成本，保障了合规性，符合绿色环保理念。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来合思将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务和支持。
在当前企业纷纷寻求数字化转型的时代，差旅费用优化是企业财务管理中的重要一环。合思的解决方案为企业提供了一条可行的数字化转型之路。如果您的企业也想在电子凭证数字化转型中抢占先机，优化差旅费用，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，了解合思的产品和服务，还可以免费试用，开启企业财务数字化转型之旅。
