在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态大步向前。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入发展的快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档难题，即将迎来全面解决。电子凭证数字化转型的步伐愈发加快，全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。下面，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，看看智能归档系统如何为其解决难题，实现降本增效。
红枣巨头的财务归档困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借卓越的品质和敏锐的市场洞察力，在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，书写了属于自己的辉煌篇章。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，传统的纸质档案管理模式逐渐成为企业发展的掣肘，一系列问题如影随形。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间仔细核对单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工逐一比对，每一个数据都需要反复核实，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能面临合规风险。
纸质档案的查找更是一项令人头疼的任务。受限于时间和空间的限制，查找档案如同大海捞针，需要耗费大量的时间和精力。工作人员往往需要在堆积如山的档案中翻找，却难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放档案，需要投入大量的资金用于购买档案柜、维护档案室环境等。同时，还需要安排专人负责档案的整理、归档和保管工作，人力成本居高不下。好想你健康食品股份有限公司急需一种智能归档系统来解决这些难题。
合思档案：量身定制的智能解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司的困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套智能归档系统——合思档案，全方位解决了企业的财务归档难题。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、难以整合的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。再也不需要在不同的系统和文件中来回切换，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案实现了自动组装和高效审计。系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，内外审计更加便捷高效。审计人员可以直接在系统中查阅相关数据，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。同时，系统还可以自动生成审计报告，大大提升了审计效率，降低了审计成本。 -
实物管理实现精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。即使在海量的档案中，也能迅速找到所需的档案，实现了实物档案的高效管理。这种智能归档系统让企业的档案管理更加科学、规范。
显著成效：数据见证智能归档的价值
在引入合思档案智能归档系统后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成效，各项数据指标的变化直观地展现了智能归档系统的价值。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得财务人员在档案管理工作中的人工耗时减少了90%。原本需要大量人力和时间完成的档案整理、归档和核对工作，现在通过系统的自动化处理，大大提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的线上传输和共享功能，总部可以实时获取各部门的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了信息的及时性和准确性，还减少了总部管理人员的工作量。
借阅管理耗时减少了67%。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统自动审批并提供档案的查阅权限。借阅者无需再到档案室现场办理借阅手续，节省了大量的时间和精力。同时，系统还可以对档案的借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和合规使用。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人力成本的降低、空间成本的节省以及档案管理效率的提高。通过智能归档系统，企业可以优化资源配置，提高运营效率，实现降本增效的目标。
合思档案：企业财务数智化的有力伙伴
合思档案智能归档系统的成功应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的效益，同时也彰显了其在企业财务数智化转型中的重要意义。它不仅帮助企业实现了降本增效，提高了工作效率和管理水平，还确保了企业的合规经营和低碳运营，让企业在有限的资源下实现了更高效的运作。
展望未来，合思将继续秉承以客户为中心的理念，不断加大研发投入，优化产品和服务。凭借其先进的技术和丰富的行业经验，合思将为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨尝试一下合思档案智能归档系统。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。同时，我们还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验智能归档系统的魅力，开启企业财务数智化的新征程。
