在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为一家成立于1995年的行业先驱，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期目标存在较大差距。特别是在出差流程管理方面，复杂的操作和滞后的数据处理严重影响了企业的运营效率。这一系列问题让动力源深刻意识到，需要寻找一种更加高效、智能的解决方案来实现出差流程自动化，推动财务数字化转型迈向新的高度。
痛点剖析：传统出差流程的重重困境
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操作繁琐：多系统切换与手工录入之殇
动力源在传统出差流程中，面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作失误的风险。而财务人员在处理报销数据时，需要手工将发票信息录入系统，发票验真、查重等工作也只能依靠手工完成，这使得假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，导致工作效率低下。 -
数据割裂：信息滞后与管理难题
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策，出差流程自动化的缺失导致企业在市场竞争中处于劣势。 -
业务复杂：报销稽核与支付难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得出差报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，增加了财务管理的难度。传统的报销模式无法满足业务的复杂性需求，出差流程自动化迫在眉睫。 -
架构复杂：流程不统一与操作重复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，动力源面临着管理程度不一致的问题。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的流程严重影响了员工的工作体验和企业的运营效率。
合思方案：量身定制的出差流程自动化解决方案
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系统集成：数据互通的桥梁
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保员工信息的准确性和及时性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据流转的壁垒，为出差流程自动化提供了坚实的数据基础。 -
产品应用：无需报销的颠覆性体验
合思的无需报销解决方案，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都符合企业的规定，实现了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了报销流程，提高了财务工作效率。 -
连接能力：打破数据壁垒的利器
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这种强大的连接能力为出差流程自动化提供了有力的技术支持，使得企业能够更加高效地管理出差业务。
实施步骤：精心规划的落地之路
合思团队与动力源进行了紧密的沟通，对动力源现有的系统和业务流程进行了全面的梳理和分析。通过深入了解动力源的需求和痛点，确定了系统集成和产品应用的具体方案。在实施过程中，合思团队按照既定方案，逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接，以及无需报销等功能的部署和测试。为了确保员工能够顺利使用新系统，合思还对动力源的员工进行了专业的培训，使其熟悉新系统的操作和使用方法。
成果效益：出差流程自动化带来的显著提升
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操作体验革新：效率与成本双丰收
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。出差流程自动化让企业在降低成本的同时，提高了运营效率，增强了市场竞争力。 -
员工体验提升：便捷与舒适的享受
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。出差流程自动化让员工能够更加专注于业务工作，提高了工作积极性和满意度。 -
财务压力减轻：合规与高效的保障
在财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力，从事更有价值的财务管理工作。 -
管理决策优化：实时掌控与精准决策
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：高度认可与合作展望
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和对未来合作的美好期望。
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