在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革步入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账以及归档等环节的难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业变革趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台凭借其先进的技术和卓越的功能，为众多企业的核算档案整合提供了强有力的支持。
好想你健康食品的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司作为一家知名企业，在财务管理方面一直面临着诸多挑战。尤其是在核算档案整合过程中，传统的纸质档案管理模式暴露出了一系列问题。
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归档难题耗费大量精力
在财务归档工作中，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工核对，这不仅增加了工作的复杂性，还难以避免档案遗失的情况发生。在忙碌的财务工作中，稍有疏忽就可能导致重要档案的缺失，给企业的财务管理带来潜在风险。 -
查找不便影响工作效率
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当需要查阅某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的文件中耗费大量时间去寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效的查找方式严重影响了企业的工作效率，尤其是在面临紧急情况或审计时，可能会因为无法及时提供相关档案而延误工作。 -
高额成本加重企业负担
大量的纸质档案管理需要占用大量的空间和人力。企业需要专门的档案室来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护。这些额外的成本开支给企业带来了沉重的负担，在当前经济环境下，企业需要更加高效地利用资源，降低运营成本。 -
合规风险不容忽视
传统的纸质档案管理办法存在一定的局限性，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。随着国家对企业财务管理的要求越来越严格，这种不满足管理要求的档案管理方式可能会使企业面临合规风险，给企业的发展带来潜在威胁。
合思档案的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在核算档案整合方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，为企业提供了一套行之有效的应对之策。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为财务人员打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关数据。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中快速找到，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式使得财务工作更加流畅，减少了人工核对的工作量，同时也降低了错误率。 -
自动组装档案提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以更加高效地获取所需信息，提升了审计效率。系统会自动将相关数据进行整合和分析，生成清晰的审计报告，减少了审计过程中的繁琐环节，为企业节省了时间和精力。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这种高效的管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失的风险。同时，虚拟档案库房的建立也节省了大量的物理空间，降低了企业的管理成本。
显著成果见证解决方案有效性
在使用合思档案进行核算档案整合后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。具体数据充分证明了合思档案解决方案的有效性。
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人工耗时大幅减少
通过合思档案的自动化处理和便捷的操作方式，好想你健康食品股份有限公司减少了 90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行档案的核对和整理，工作效率得到了极大提升。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。 -
总部管理耗时降低
在总部接收档案方面，减少了 80%的管理耗时。合思档案的系统实现了档案的电子化传输和集中管理，总部可以更加快速地获取和处理各部门的档案信息，提高了管理效率。 -
借阅管理更加高效
借阅管理减少了 67%的管理耗时。查阅者可以通过系统快速查询和借阅所需档案，无需再进行繁琐的人工登记和查找。同时，系统还可以对借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和有序使用。 -
综合成本显著降低
预计好想你健康食品股份有限公司每年可减少综合成本 20 万元。这主要得益于合思档案在节省空间、人力和提高工作效率等方面的优势。企业可以将节省下来的资金投入到更重要的业务发展中，提升企业的竞争力。
合思档案优势与未来展望
合思档案通过全流程合规化、自动化、数字化的管理，实现了档案采集、制档、管理和利用的高效运作。在核算档案整合方面，为企业带来了显著的降本增效。其先进的技术和完善的功能，能够满足企业在不同发展阶段的档案管理需求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供更加优质的核算档案整合解决方案。
众多企业已选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为核算档案整合问题而烦恼，不妨行动起来。现在拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还可免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
