在数字化的时代巨轮滚滚向前之际，我国电子凭证改革正驶入发展的快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措，如同强劲的东风，推动着各行业加速迈向电子凭证时代。
然而，传统纸质档案管理在这场变革面前，却显得力不从心，暴露出诸多难以解决的问题。在财务归档环节，工作人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有疏忽，档案遗失的情况便难以避免，给企业带来潜在的风险和损失。而且，纸质档案的查找效率极低，受时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。此外，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下，并且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。这些问题，成为了企业在电子凭证时代发展的绊脚石，也凸显了电子档案管理的紧迫性和重要性。
合思档案 开启电子档案管理新篇章
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其服务范围涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，形成了一个完整的财务服务生态系统。
合思的实力不容小觑。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，强大的资金支持为其技术研发和业务拓展提供了坚实的保障。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，汇聚了大量的专业人才，不断进行技术创新和产品升级。同时，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了合思解决方案的受欢迎程度和可靠性。
核心功能亮点 构筑电子档案管理坚固防线
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集环节，合思档案拥有丰富的采集手段。外部生态方面，运用OCR识别、RPA技术等先进技术，能够快速、准确地识别和采集各种纸质和电子文件；内部系统方面，通过EAI插件、API接口等方式，实现与企业内部各系统的无缝对接，确保数据的实时传输和共享。此外，合思档案还支持开放式接口互联，企业可以根据自身需求自主采集数据，对于大文件能够自动切割，对数电票实现自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性。
档案制档方面，合思档案展现出强大的智能化优势。它可以智能关联各类文件，自动进行组装，减少了人工干预，提高了制档效率。同时，系统还能进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件，确保档案的规范性和合规性。
在档案管理环节，合思档案做到了精准权限管控，企业可以根据不同岗位和职责，灵活设置档案的访问权限，保障档案数据的安全。档案目录也可以根据企业需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。此外，系统还支持水印管理，档号符合国标要求，进一步提高了档案管理的规范性和专业性。
档案利用方面，合思档案为用户提供了便捷、高效的服务。它支持多维检索，用户可以根据多种条件进行精准查找，实现一站式预览，无需在多个系统之间切换。同时，系统还支持在线借阅和异构系统联查，方便用户快速获取所需档案信息。对于实物档案，合思档案支持混序归档和可视化盘点，让档案管理更加直观、便捷。
多重收益 合思档案助力企业降本增效
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，自动化归档功能让企业告别了重复性的手工劳动，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本高达338,910元。
不同行业的客户使用合思档案后，在效率提升方面也取得了显著效果。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；云海肴业财融合提升了80%，财务提效达到90%。这些数据充分证明了合思档案在提高企业效率方面的强大能力。
此外，合思档案能满足电子凭证数字化转型需求，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，符合国家政策趋势，保障了企业档案的合规性，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
广泛应用场景 彰显合思档案强大适用性
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，体现了其强大的适用性和灵活性。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案的出现，为其带来了全新的解决方案。通过合思档案，好想你实现了一键联查，大大提升了工作效率。借助虚拟档案库房和二维码技术，公司实现了电子与实物档案的完美匹配，让档案管理更加科学、规范。
在餐饮行业，COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，减少了人力成本，提高了报销效率。云海肴则通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率，实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。
在数字阅读和知识服务行业，帆书通过合思档案实现了全量财务档案的数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理各类数据，提高了财务结账效率，实现了业财一体化和无纸化目标。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团面临着数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。合思档案帮助其解决了这些难题，实现了档案数据来源的多样化，自动归档功能提高了档案整理匹配效率，减少了存储空间和人力成本。
成功案例见证 合思档案价值非凡
众多企业使用合思档案后取得的成功案例，充分证明了其价值和优势。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 + 。中文天地出版传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。杭州西湖城市建设投资集团使用合思档案，档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少了10万张/年。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。企业需要积极应对这一趋势，选择合适的电子档案管理解决方案。合思档案凭借其众多优势和丰富的成功案例，能够帮助企业解决传统档案管理的痛点，实现财务数智化，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。立即拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启电子档案管理的新时代！
