合思助力企业实现财务数字化转型，保障会计档案安全

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键要素。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力众多企业挖出更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的价值。接下来，让我们通过具体的客户案例，深入了解合思如何在财务数智化领域大展身手，保障会计档案安全。

经典零食巨头的财务革新

这家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，年单据量高达 2.6 亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对精细化的核算管理要求，财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费，会计档案安全也面临挑战。

合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，提供便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，通过【合思费控】轻松搞定；【合思商城】实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；【合思档案】可多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效保障了会计档案安全。

在实施过程中，员工消费遵循差旅申请 → 业务审批 → 合思商城订购 → TMC 订购，合思商城对账单 → TMC 对账单的流程。财务核算、记账方面，通过对账结算中心，线上统一开票 → 自动拆分结算 → 自动记账，线下统一开票 → 线下结算 → 手工记账。档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。

方案实施后，该企业年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，有力保障了会计档案安全。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。

建设巨擘的财务减负之旅

这家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理 3500 + 订单。企业员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达 2 个月。大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，虽将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题，会计档案安全也难以保障。

合思为其打造了无需报销的“消费入账归档”解决方案，带来快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化，差旅采购集约化，财务核算智能化，有力保障了会计档案安全。

签约合思后，通过合思的系统逐步实现了申请报销一体化，差旅采购集约化，财务核算智能化。

“无需报销”模式显著提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约 50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本，保障了会计档案安全。同时，助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。该企业表示，与合思签约一拍即合，合思专业度高。合作后简化了报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率。

数字阅读先锋的财务升级之路

作为知名头部数字阅读品牌，该企业数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效低下。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，会计档案安全难以保障。

合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，保障财务准确性，审计通过，符合上市要求；提升财务及时性，结账时间从 T + 15，提升到 T + 7，年底预计 T + 5，保障了会计档案安全。

通过合思的解决方案，围绕保障财务准确性和及时性展开实施，助力企业完成业财平台建设。

在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，保障了会计档案安全。

世界 500 强旗下教育品牌的财务数字化飞跃

这家世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，会计档案安全存在隐患。

合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口数 40 种 +，广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收。通过接口传输，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等，有效保障了会计档案安全。

合思全生命周期的电子化会计档案管理方案实施过程包括档案数据来源整合、接口传输、自动归档等步骤。如通过自动封装接口连接异构系统，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等进行接口传输，在自动归档环节进行智能组单、四性检测等操作。

该方案加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，体现了对合思解决方案的认可和对未来的信心，也保障了会计档案安全。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等，还具备 AI 辅助决策、移动端应用、多语言支持等优势。同时，合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力、易于上手的学习曲线、全天候的客户服务热线等优质服务。如果你也想实现财务数字化转型，降低成本，提高效率，保障会计档案安全，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可免费试用我们的产品。