在当今企业运营的大环境中，财务档案管理正面临着诸多困境。尤其是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的管理方式显然已无法适应“数字化凭证时代”的要求。
在纸电混合时代，企业不同层面的人员都被档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的难题；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时且手动匹配核对工作枯燥繁复的困扰；业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，也让他们疲惫不堪。同时，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求，造成企业资源的浪费；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险是指电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。差旅支出问题解决迫在眉睫，而合思档案产品的出现，为企业带来了新的希望。
合思档案：财务数智化的先锋力量
合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司，这是一家创立于2014年的科技公司，专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，且已累计融资超15亿元人民币。合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有力地推动了企业的业财融合。它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等功能模块，还拥有实物备查解决方案和数电票解决方案，为企业的财务档案管理提供了全面而强大的支持，助力企业解决差旅支出问题。
使命愿景：携手企业迈向数字化未来
合思档案的使命不仅仅是打造一款电子档案管理产品，更重要的是实现管理与服务的深度融合。它希望与企业携手共进，碰撞出协作的价值，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，尤其是在差旅支出相关档案管理方面。其愿景是助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，深入挖掘会计档案的价值，让每一个企业都能充分享受数字化转型带来的降本增效，为差旅支出问题解决提供有力保障。
模块功能：全方位满足档案管理需求
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多源采集：灵活获取数据
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，以满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷的手动数据补录方式，确保差旅支出相关数据能够全面、准确地被采集。 -
智能制档：高效整合数据
智能制档功能可实现会计档案关联规则的可视化配置，能自动将不同系统、不同类别的核心会计凭证进行关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员在查询和分析差旅支出档案时更加便捷、直接。 -
档案管理：精准管控权限
在档案管理方面，合思档案具备精准的权限管理功能。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，并按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，确保差旅支出档案的管理安全、有序。 -
档案应用：便捷查询利用
档案应用功能提供了多维检索，满足多场景查询需求。支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，方便企业对差旅支出档案进行高效利用。
功能亮点：创新技术驱动档案管理升级
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大数据处理：高效释放数据价值
合思档案的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，对于差旅支出相关数据的处理也更加高效。 -
证据链完整性检测：保障财务合规
通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，确保差旅支出的每一笔记录都有完整的证据支持。 -
双模式检测：确保数据安全可靠
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，为差旅支出数据的安全和准确提供了双重保障。 -
实物备查管理：创新利用实物档案
合思档案的实物备查解决方案能够智能区分纸电标识，实现线上、线下的高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，即使是差旅中的纸质票据等实物档案也能得到妥善管理。
产品优势：助力企业降本增效合规
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降本增效显著
合思档案能够帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档方式，档案无需打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时检索效率提升90%，让企业在差旅支出管理等方面实现显著的降本增效。 -
合规性强
合思档案符合国家政策要求，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。该产品满足电子会计档案合规性管理要求，通过相关认证，国家四部委官方试点100%成功验收，确保企业在差旅支出档案管理方面合规运营。 -
广泛连接能力
合思档案具有广泛连接各类异构业财系统的能力，能够广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它可实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业差旅支出的财务处理提供了全面的数据支持。 -
灵活迭代能力
合思档案具备接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。其自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，为企业在差旅支出管理方面提供了长期的技术保障。
目标用户与应用场景：广泛适用彰显价值
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目标用户多样
合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，在差旅支出决策等方面提供有力支持，实现降本增效；归档员/财务人员使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理，尤其是差旅支出档案的管理；外部审计人员则可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，方便对差旅支出等财务档案进行审计。 -
应用场景广泛
其应用场景涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。在企业数智化转型过程中，合思档案可帮助企业解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力、档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，在差旅支出档案管理方面同样能发挥重要作用。
成功案例：实力见证产品价值
海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在差旅支出管理等方面也实现了高效运作。
徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，差旅支出相关档案的管理也更加便捷。
中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，在差旅支出审计方面也体现出了优势。
金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，在差旅支出档案的查阅和管理上也更加高效。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能、创新的技术和显著的优势，能够帮助企业解决传统财务档案管理中的诸多痛点，实现显著的降本增效，保障档案管理合规性，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案无疑是企业的理想之选。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。如果您想解决差旅支出问题，欢迎企业咨询合作，还可免费试用，开启财务档案管理数字化之旅。
