在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为亟待弥补的短板。数电票系统的特殊性，要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理方面却面临着诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而发愁；财务人员不得不手动整理大量档案数据，工作枯燥繁琐；业务人员则深陷报销流程繁琐的困境。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用，更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。
面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。
合思档案多元方案适配企业百态
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统，在数电票系统的大环境下，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案在数电票系统的助力下，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，真正做到会计档案不打印、应收尽收。
六大场景解决方案更是各有千秋。档案扩展解决方案能根据企业不断变化的需求，灵活扩展档案管理功能；证据链完整性解决方案确保每一份档案的证据链完整无误，为企业合规运营保驾护航；共享调阅解决方案方便企业内部各部门之间的档案共享与调阅，提高工作协同效率；数电票系统下的数电票解决方案，专门针对数电票的管理特点，提供精准的解决方案；实物备查解决方案让企业在管理实物档案时更加轻松高效；大数据解决方案则通过对档案数据的深度分析，为企业决策提供有力支持。
合思档案的解决方案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。对于CEO/高管而言，可沉淀数据资产、助力决策数智化、降本增效；归档员/财务人员能够提高工作效率、实现数据全流程透明流转；外部审计人员则可实现档案外审在线化、可溯源。
合思档案核心功能彰显卓越优势
在数电票系统的支持下，合思档案具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等强大功能，为企业带来降本增效、合规管理、数据利用等多方面的优势。
多源采集功能为企业提供了两种便捷的采集方式。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，可减少90%人工匹配工作量。同时，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能全面且细致。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建等。系统规范预置档号符合国家档案行业标准，支持根据企业制度自主排列、扩展。
档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合。多维检索可满足多场景查询需求，一站式预览能实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。
合思档案真实案例见证显著成效
合思档案在不同企业的成功应用，充分展示了其在解决企业实际问题、提升管理效率、降低成本等方面的显著成效。
某企业年单据量达2.6亿，在数电票系统普及前，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务与财务数据穿透联查，管理实现自动化，企业成本大幅降低。数据指标显示，凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，关联次数多。
世界上最大的重型装备制造商之一，在档案管理方面存在流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，在数电票系统的支持下，实现了标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保的管理成效。整理匹配效率大幅提升，存储空间成本和纸张打印成本显著降低。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。成本效益对比显示，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本均大幅降低，预估节省总成本30W +/年。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，管理成效显著。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。
合思在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，网站www.hosecloud.com可了解更多信息，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关服务。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育等都已选择合思档案，见证了其在档案管理方面的卓越成效。企业可放心选择合思档案开启数字化档案管理之旅，现在点击免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
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