合思助力企业解决会计档案安全难题，实现高效财务管理

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，尤其是在财务管理方面。不同行业的企业，因其独特的业务模式和运营规模，在会计档案管理等方面遭遇着各式各样的难题。接下来，让我们走进几家不同类型企业，看看它们是如何在合思的帮助下，解决业务痛点，保障会计档案安全，实现高效财务管理的。

企业痛点大揭秘

• 零食巨头的管理困境
  有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，年单据量高达2.6亿。然而，庞大的业务规模也带来了一系列问题。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，既繁杂又低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费，会计档案安全也难以得到有效保障。

• 业务广泛企业的报销难题
  某企业主营业务建设覆盖面极广，日均处理3500 + 订单。企业内部出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务人员每天需要手工录入、审批和记账大量订单，深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行且数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，虽然将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等问题，会计档案安全管理也存在漏洞。

• 数字阅读品牌的业财困扰
  一家知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。该企业数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，会计档案安全也受到威胁。

• 教育服务品牌的档案挑战
  世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本高，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，会计档案安全面临严峻考验。

合思解决方案显神通

• 零食品牌的一站式解决之道
  针对国民经典零食品牌的难题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工在进行差旅申请、业务审批后，可以在合思商城订购或通过TMC订购。财务核算和记账由对账结算中心负责，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节为L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，从根本上保障了会计档案安全。

• 业务广泛企业的报销新体验
  对于业务建设覆盖面广的企业，合思的无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，减少了财务人员的琐碎工作，提高了业财协同效率，也保障了会计档案安全。

• 数字阅读品牌的业财升级助力
  数字阅读品牌通过合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案保障了财务准确性，符合上市要求，提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。同时，有效解决了数据整合和费用管控问题，保障了会计档案安全。

• 教育服务品牌的档案电子化革新
  教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过自动封装接口数40种 + 广泛连接异构系统，0开发成本介入，实现了档案应收尽收。接口传输有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种档案，确保了会计档案安全。

方案实施稳步推进

• 零食品牌的流程优化
  国民经典零食品牌的员工进行差旅申请、业务审批后，在合思商城或TMC进行消费。之后，财务通过对账结算中心进行相关处理，按照线上线下开票的不同情况采用不同的记账方式。档案管理按照合思和TMC不同环节的无需报销级别进行操作，整个流程有序进行，保障了会计档案安全。

• 业务广泛企业的自动化运转
  业务建设覆盖面广的企业员工因公消费无需垫资、无需报销，系统自动完成相关流程。财务人员减少了发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎工作，提高了工作效率，也保障了会计档案安全。

• 数字阅读品牌的业财平台搭建
  数字阅读品牌在合思的协助下，逐步完成业财平台建设。通过优化业务流程和数据整合，提升了财务工作的准确性和及时性，保障了会计档案安全。

• 教育服务品牌的档案电子化管理
  教育服务品牌通过合思的电子化会计档案管理方案，将各类档案数据进行采集、传输，利用自动归档功能完成档案管理工作。实现了档案的线上单套制管理，提高了档案管理效率，保障了会计档案安全。

显著成果令人瞩目

• 零食品牌的成本节约与效率提升
  国民经典零食品牌实施合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时，管理效率大幅提升，会计档案安全得到有效保障。

• 业务广泛企业的降本增效与决策支持
  业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，会计档案安全也得到了保障。

• 数字阅读品牌的多维度提升
  数字阅读品牌在合思方案的助力下，增效显著。实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，会计档案安全得到全方位保障。

• 教育服务品牌的数字化转型
  教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，会计档案安全得到有效保障。

客户评价见证实力

业务建设覆盖面广的企业与合思签约时一拍即合，认为合思专业度高，解决了自建系统存在的报销流程复杂、发票认证和查验问题。教育服务品牌企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案的认可和对未来效果的期待。

行动号召开启新篇

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。为了让更多企业体验到合思的优质服务，我们提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。如果您的企业也面临着会计档案安全等财务管理难题，不妨抓住这个机会，免费试用合思，开启高效财务管理新篇章。