在当今数字化浪潮中，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场数字化风暴，将企业财务档案管理推向了新的风口浪尖。在这场变革中，企业不仅要应对数字化凭证时代的新要求，还要解决纸电混合时代遗留的诸多难题。
在纸电混合时代，企业的档案管理就像一座陈旧的城堡，存在着诸多隐患与不便。对于企业高管而言，纸质档案管理就像一个无底洞，不仅成本花费巨大，还需要大量的存储空间来存放这些“历史遗物”。更重要的是，这些档案数据就像沉睡的宝藏，难以被有效分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。
财务人员则像是被繁琐工作束缚的“苦行僧”。他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的档案数据，每一个数字、每一张票据都需要经过他们的仔细审核。这种重复性的工作不仅枯燥乏味，还容易出错，大大降低了工作效率。
业务人员在报销纸质票据时，更是陷入了繁琐流程的“迷宫”。从填写报销单到粘贴票据，再到各级审批，每一个环节都耗费了大量的时间和精力。这种低效的报销流程，不仅影响了业务人员的工作积极性，也制约了企业的运营效率。
企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本、档案室等存储空间的需求，就像两座沉重的大山，压得企业喘不过气来。手工装册归档的重复性工作量、查询调阅数据的低效利用，如同隐藏在暗处的“蛀虫”，不断侵蚀着企业的资源。而电子会计凭证文件的无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题，则像悬在企业头上的“达摩克利斯之剑”，随时可能引发合规风险。
在企业推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存及数据存储线下载体的束缚。这不仅影响了企业财务档案管理的合规性，也阻碍了企业全面数字化的实现。
在这样的背景下，合思档案应运而生。它就像一位智慧的领航者，为企业档案管理提供了专业的解决方案，帮助企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思档案解决方案：精准施策 全面赋能
合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案），并搭配六大场景解决方案。它就像一个强大的“连接器”，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。无论是何种业务场景，合思档案都能满足企业的档案管理需求，让企业的档案管理更加高效、便捷。
对于CEO/高管来说，合思档案就像一位贴心的“数据管家”。它能够沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案为企业决策提供了有力的支持，助力企业实现数智化决策。同时，合思档案还能帮助企业降本增效，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
对于归档员/财务而言，合思档案是他们的“效率神器”。它能够让归档员和财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源全流程透明流转。在这个过程中，档案数据的监控和分析变得更加容易，归档员和财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计来说，合思档案就像一座“透明的档案库”。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。
合思档案核心功能与优势：科技赋能 引领变革
合思档案拥有众多强大的核心功能和优势，就像一把把锋利的宝剑，为企业档案管理披荆斩棘。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供了自动生成式Open API，实现了快速集成。同时，它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业档案数据的完整性和准确性。
智能制档功能是合思档案的又一利器。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，智能制档功能还提供了关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能、高效。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件优势也是合思档案的一大特色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，合思档案支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强、更“灵活”。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案优势则为企业档案管理提供了强有力的保障。合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，合思档案提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业档案管理更加合规、放心。
合思档案应用场景及实际案例：实战验证 成效显著
合思档案在众多企业的实际应用中，展现出了强大的实力和卓越的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。这不仅简化了装订流程，还达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，业务+财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，大大提高了企业的运营效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，为企业节省了大量的资源和成本。
某企业存在低效的档案管理现状及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，显著提升了企业的档案管理水平。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询、以电子借阅为主。
在当前经济环境下，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能满足企业不同场景下的档案管理需求，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨积极联系合思，免费试用合思档案带来的优质服务，开启企业档案管理的数字化新篇章。
