数电票系统下合思档案助力企业电子会计档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，数电票系统正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。在收票环节，多项政策肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，满足相关条件的企业可仅以电子形式进行归档；开票方面，全国36个省市区已实现数电票系统试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业档案管理痛点频出。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大等问题困扰，而且档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则需耗费大量时间整理档案数据，手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且效率低下。业务人员的报销流程也因纸质票据而繁琐不堪。

纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。同时，高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件若无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而合思档案的出现，正是解决企业档案管理难题的关键。

多元角色解决方案 满足不同场景需求

合思档案为企业不同角色提供了针对性的解决方案，全面满足企业在数电票系统下不同场景的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能助力企业沉淀数据资产，保障合规管理。在数电票系统普及的背景下，企业财务档案数据量剧增，合思档案可以提升财务档案利用效率，挖掘其中的数据价值，为企业决策提供数智化支持。通过数字化手段，合思档案还能节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，提升财务服务效率，让企业在市场竞争中更具优势。

归档员/财务人员在日常工作中常常被繁琐的档案管理工作所累。合思档案则可大幅提高他们的工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，财务人员可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

外部审计工作在传统模式下，财务人员需要与审计人员重复沟通补充审计资料，工作繁琐且效率低下。合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需再与审计人员反复沟通，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还配备了六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，在数电票系统环境下，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供全方位的档案管理服务。

核心功能优势 彰显专业创新实力

合思档案在电子会计档案管理方面具有众多核心功能与优势，充分展现了其专业性和创新性。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在数电票系统产生大量数据的情况下，这种多源采集功能能够确保企业会计资料的全面收集和有效管理。

智能制档方面，合思档案让会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，在数电票系统的复杂数据环境中，实现高效的档案管理。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在数电票系统的规范管理要求下，这种双模式检测方案能够确保企业档案管理的合规性和准确性。

在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。这种灵活的档案管理方式，能够满足企业在数电票系统下多样化的档案管理需求。

实际应用案例 见证显著管理成效

众多企业在数电票系统的应用中，借助合思档案解决了档案管理难题，取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。通过简化装订流程，企业能够1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，企业成本大幅降低。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案。推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等，还面临档案管理痛点，如档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等多种优势，能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，确保管理合规性100%。众多知名企业，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，都选择了合思档案并取得了良好的成效，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，提升了管理效率。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您也想体验合思档案带来的高效档案管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的数字化转型之旅。