在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们以一家世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探讨其在财务数字化转型过程中所面临的挑战，以及合思如何通过专业的解决方案帮助企业实现发票规范化管理，取得显著成效。
该教育服务品牌在发展过程中，面临着诸多财务难题。其业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，导致结构化数据提取困难重重。在发票管理方面，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物存档更是占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，让财务人员苦不堪言。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，档案资产利用率极低。
全生命周期电子化会计档案管理方案：破解财务痛点
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，如同一位经验丰富的财务管家，全方位解决了企业的财务痛点。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，即可轻松介入，真正实现档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的数据传输需求。
方案具备自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节，形成了一个完整的档案管理闭环。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等，实现了对各类会计档案的全面管理。通过这种方式，企业实现了发票规范化管理，让财务工作更加有序。
方案实施步骤：确保有效落地
合思的方案实施过程严谨有序，确保了方案能够有效落地。
首先，合思通过广泛连接异构系统，将各种档案数据进行收集，如电子档案、自研 OA 系统数据、金蝶 EAS 系统数据等，实现了数据的整合。这一步骤就像是搭建了一个数据桥梁，让原本分散的数据汇聚在一起。
接着，利用自动封装接口，将收集到的数据进行处理。数据通过影像支撑、外部设备扫描或人工上传等方式，传输到系统中。在这个过程中，合思的技术就像一个高效的快递员，确保数据准确无误地送达。
系统对传输进来的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和完整性。这一步就像是给数据进行了一次全面体检，保证了数据的质量。
最后，对检测合格的数据进行分类管理，包括电子档案管理和实物档案管理，同时建立完善的档案借阅、移交、鉴定、销毁等流程。通过这些步骤，企业的发票规范化管理得到了切实保障。
方案实施成果：彰显价值效益
方案实施后，为客户带来了显著的成果与效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。这就像是给企业的财务工作装上了一个高速引擎，让工作运转更加顺畅。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案的利用率。员工可以快速准确地找到所需档案，节省了大量时间和精力。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分体现了合思方案的强大优势，为企业实现发票规范化管理提供了有力支持。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。
客户评价反馈：增强方案可信度
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他们表示，合思的方案有效解决了企业财务数字化转型中的难题，提高了财务管理效率，降低了成本。通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心。
合思的方案让企业的会计管理流程更加简化，档案查阅更加便捷，提升了企业的整体运营效率。与合思合作后，企业在财务数字化转型方面取得了显著进展，成为地方财政局标杆试点企业代表。这些评价充分证明了合思方案在实现发票规范化管理方面的有效性和可靠性。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型势在必行。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项主要功能，能满足企业多样化的财务需求。
合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，让企业使用更加放心。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，选择合思能为企业带来可靠的保障。
如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，提升财务管理效率，实现发票规范化管理，不妨拨打 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，欢迎各企业积极咨询合作，还能享受免费试用的机会，开启财务数字化转型的新篇章。
