在数字化浪潮席卷全球的当下，企业管理正经历着前所未有的变革。特别是在票据文件管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统票据文件管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，同时档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，给工作带来了极大的不便。
传统票据文件管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本高，以及档案室、档案柜等存储空间的需求大；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等方面。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全方位的票据文件管理支持。
合思档案：多元方案满足票据文件管理需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的票据文件管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既包含实物流转，也有电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案具有可自定义档案类型的特点，能够实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展票据文件管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，能够实现不同档案类型归档接口的配置化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
合思档案：核心功能铸就票据文件管理优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，在票据文件管理的各个环节都表现卓越。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以实现可视化。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业的票据文件存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以进行自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案：成功案例见证票据文件管理价值
合思档案在不同企业的票据文件管理中都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化的解决方案。通过该方案，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理更加自动化，企业成本显著降低，数据指标显示关联匹配等操作高效。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在票据文件管理方面面临着流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时低碳环保，积极响应政策。该方案使企业的整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低。
某企业存在低效的票据文件管理现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估该企业可节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在票据文件的采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案凭借其强大的实力和可靠的保障，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的票据文件管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。其客户涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等众多知名企业，客户的认可充分证明了其产品的有效性和可靠性。
如果您的企业也在为票据文件管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以通过拨打400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，进一步了解合思档案的详细信息。您还可以免费试用合思档案，亲身体验其为企业带来的数字化转型和降本增效的魅力。
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