合思档案：开启企业财务档案管理数字化新征程，实现高效的成本控制

在当今数字化浪潮迅猛席卷各个行业的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的管理方式已然难以适应新时代的发展需求，变革迫在眉睫。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的挑战，信息化建设急需加强。数电票迅速扩张，在收票政策上，电子发票的接收已合法合规，开票方面，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。

在纸电混合的时代，高达90%的企业都遇到了各种各样的问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占用空间大且数据难以分析利用的困境；财务人员则因档案数据量庞大、整理耗时且需手动匹配核对，工作热情大打折扣；业务人员更是被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。同时，纸质档案管理还存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间，造成了企业资源的浪费。高隐形成本则是手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用，导致内部协作效率低下。

合思档案：应对挑战的智慧之选

合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，无疑是企业应对财务档案管理挑战的有效解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立起完整的勾稽关系，可相互穿透查询。档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业拓展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能强大：多面手助力档案管理

合思档案具备丰富的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
– 多源采集：灵活多样的采数方式
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，支持手动采集和自主补录。
– 智能制档：高效整合数据
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，可实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 档案管理：精准管控与灵活扩展
在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
– 档案应用：融合电子与实物档案
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点：合规高效灵活扩展

合思档案的核心亮点在于合规性、高效性、灵活性和扩展性，能够为企业提供全面、优质的服务，实现高效的成本控制。
– 合规性：紧跟国家政策
在合规性方面，合思档案符合国家政策要求。国家从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，合思档案满足相关政策要求，实现电子会计档案合规性管理。
– 高效性：提升工作效率
高效性体现在多个方面。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；智能制档减少90%人工匹配工作量；档案管理和应用环节提高了档案的检索、调阅、利用效率，提升了整体工作效率，为企业实现高效的成本控制提供有力支持。
– 灵活性：满足多样需求
灵活性上，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。同时，支持多种数据采集方式和多种文件格式，满足不同场景的采数需求。
– 扩展性：适应企业发展
扩展性表现为能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，满足接收管理数电票等新的需求，助力企业在发展过程中持续实现高效的成本控制。

用户价值：为各角色带来显著收益

合思档案为不同角色的用户带来了显著的价值，帮助企业实现降本增效、合规经营和数字化转型，高效的成本控制贯穿其中。
– CEO/高管：助力决策与降本增效
对于CEO/高管而言，合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，从而实现高效的成本控制。
– 归档员/财务人员：提高工作效率
归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在日常工作中实现高效的成本控制。
– 外部审计人员：简化审计流程
外部审计人员通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计效率，间接为企业实现高效的成本控制。
– 企业整体：实现全面降本增效
企业整体上通过合思档案实现显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印；补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；真正利用档案数据，实现数据价值；前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全方位实现高效的成本控制。

典型场景：解决实际问题的利器

合思档案在多种典型使用场景中发挥着重要作用，为企业解决实际问题，保障高效的成本控制。
– 数电票管理场景：全流程自动化
在数电票管理场景中，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，提高工作效率，降低管理成本，实现高效的成本控制。
– 实物档案管理场景：创新管理与便捷利用
在实物档案管理场景下，“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配；支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度；服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，减少实物档案管理成本，实现高效的成本控制。
– 档案调阅场景：满足精细查询需求
档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都能在该场景下高效获取所需档案信息，提高工作效率，避免不必要的成本浪费，实现高效的成本控制。
– 档案合规管理场景：保障财务合规
在档案合规管理场景，证据链完整性解决方案依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。例如检测涉及资金类的业务是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符，涉及报销的业务是否包含了发票，凭证与发票关联金额是否相符，涉及采购业务的发票是否关联了合同等，避免因合规问题带来的潜在成本，实现高效的成本控制。

成功案例：实力见证成效

多个成功案例证明了合思档案的有效性和实用性，为企业带来了显著的管理成效，进一步体现了高效的成本控制。
– 某企业：实现业财一体与降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供的解决方案是多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。数据指标方面，凭证总量14W +，单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，切实实现了高效的成本控制。
– 重型装备制造商：标准化与合规管理
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效实现了高效的成本控制。
– 某企业：打破数据孤岛与降本增效
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，全方位实现了高效的成本控制。
– 民办教育集团：简化流程与提高效率
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，重复进行档案录入操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有效实现了高效的成本控制。

市场定位：独特优势脱颖而出

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势，能够脱颖而出。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。而很多其他档案管理产品可能在系统连接和数据采集方面存在局限性。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，能够高效处理大量数据。相比之下，部分竞争对手可能需要更多的人工操作，效率较低。此外，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证等。一些其他产品可能在合规性方面存在不足，无法保障企业的档案管理符合国家规定。

合思档案为企业财务档案管理带来了变革性的解决方案，未来将持续创新，为企业提供更优质的服务。它帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能够持续为企业提供更贴合需求的解决方案。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、全面的服务。

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