在数字化浪潮席卷全球的今天，企业的管理模式正经历着前所未有的变革。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着全新的挑战。数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规定，使得传统纸质档案管理模式在这个“数字化凭证时代”显得捉襟见肘。
传统纸质档案管理存在着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间来存放纸质文件，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
此外，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了极大的困扰。
在企业推行数字化的过程中，虽然OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要保证档案的原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化，企业迫切需要一款专业的“电子会计档案管理平台”。合思档案产品应运而生，它正是为了解决这些痛点而诞生的低碳办公解决方案。
全面方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了全面的解决方案，能够满足不同角色和多种场景的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者。它可以沉淀企业的财务档案数据，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现决策数智化。同时，借助数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营，是企业低碳办公解决方案的得力助手。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，实现数据全流程透明流转，便于监控和分析。使用合思档案，财务人员可以告别重复低价值的工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让工作变得更加轻松高效。
在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案不仅满足不同角色的需求，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求，为企业提供了全方位的低碳办公解决方案。
核心功能 彰显专业创新
合思档案的核心功能和独特优势，充分展现了其在档案管理方面的专业性和创新性。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎、业务映射等方式，实现外部生态的多源采集；内部则通过EAI插件、API接口等进行数据采集。预归档服务可以自动归档，并进行业务检测，确保数据的准确性和完整性。基础管理包括档号管理、档案储存等，为档案管理提供了坚实的基础。档案服务涵盖身份调查、实物管理方案等，还具备统计分析和应用层功能，如辅助审计等，为企业提供了全方位的档案管理服务，是企业低碳办公解决方案的重要支撑。
智能制档是合思档案的另一大特色。通过规则引擎自动组装，它可以实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射让查阅更加便捷，同时具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。
档案管理方面，合思档案支持权限管理，可精准管控操作、数据、功能、审批权限。档案目录可灵活扩展，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式且具有扩展性，为企业提供了灵活、规范的档案管理方式。
档案应用功能丰富多样。它可以实现多维检索，满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，方便快捷。外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理功能，为企业提供了全方位的档案应用体验，是企业低碳办公解决方案的重要组成部分。
成功案例 见证显著成效
合思档案在不同企业中的成功应用，充分证明了其作为低碳办公解决方案的有效性和可靠性。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等方案，帮助该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务和财务数据可以穿透联查，管理实现自动化，企业成本大幅降低，为企业的发展注入了新的活力。
集团型企业在档案管理方面往往面临着流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，帮助集团型企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时实现了低碳环保。该方案提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本，为集团型企业提供了高效、合规的档案管理解决方案。
多系统数据互联的企业存在着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，大幅节省了成本，提高了档案匹配和查询效率，为企业提供了更加高效的档案管理方式。
民办教育集团在档案管理方面也存在着采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，为民办教育集团提供了更加便捷、高效的档案管理解决方案。
在当前经济环境下，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已经获得了众多企业的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案作为其档案管理的解决方案。企业可以抓住数字化转型的契机，选择合思档案开启高效、合规、低碳的档案管理新时代。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启您的低碳办公新征程。
