在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案管理正成为企业财务领域的关键议题。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都迫切要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，在纸电混合的时代，传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们面对的是巨额的管理成本和庞大的储存占地问题，档案数据零散无序，难以进行有效的分析和利用；财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且效率低下；业务人员在出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了大量时间。
传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求，还隐藏着高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件粗糙，数据无法有效利用。更重要的是，它还伴随着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
幸运的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案产品正是顺应这一时代需求而生的低碳办公解决方案。
合思档案：一站式低碳办公解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。
对于CEO和高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者和决策者的得力助手。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员和财务人员而言，合思档案是他们工作的好帮手。它提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。它让档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：智能高效的低碳办公保障
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智能采集：灵活高效的数据获取
在智能采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件和电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。 -
智能制档：精准关联的高效制档
智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配和组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和直接分析。此外，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定，建设了“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。 -
档案管理：灵活规范的精细管理
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建和设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理的规范性和灵活性。 -
档案应用：便捷多元的高效应用
档案应用功能丰富多样。合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。此外，合思档案实现了档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。
成功案例：低碳办公解决方案的实践验证
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大型单据企业：业财一体降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本显著降低。 -
集团型企业：标准化合规低碳运营
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。 -
多系统企业：统一管理降本省时
某企业存在低效的档案管理现状和痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
教育集团：简化流程提高效率
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的低碳办公解决方案，已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了客户的高度认可。例如，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启财务档案管理的新征程，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，体验这一低碳办公解决方案带来的便捷与高效。
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