在数字化浪潮奔涌向前的当下，企业的运营管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标已明确，这意味着企业财务档案管理将直面全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地；档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作耗时耗力，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后的报销环节，也饱受纸质票据流程繁琐之苦。
此外，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，却在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的低碳办公解决方案。
多元方案 适配企业多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一位技艺精湛的工匠，能够根据不同企业的档案管理需求，量身打造合适的工具。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据管理，就能保证财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案从财务视角对档案证据链进行完整性检测，为财务合规保驾护航。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并自动按照真实业务场景检测证据链完整性。
核心功能 铸就高效合规管理
合思档案的核心功能犹如一颗璀璨的明珠，在档案管理的各个环节闪耀着高效性和合规性的光芒。
多源采集功能可实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎自动组装电子凭证数据，实现“四性检测+业务检测”。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
档案管理功能多场景适配，满足档案不同阶段的管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，全场景数字化利用。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。
成功案例 彰显方案实际价值
合思档案的低碳办公解决方案在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的低碳办公解决方案，能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有众多成功案例，如服务海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业，帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效。企业可以放心选择合思档案，享受数字化转型带来的红利。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
